Allereerst is er het (beperkt) wettelijk kader waarmee men rekening dient te houden. “Het is heel belangrijk om je te gaan informeren bij de gemeente of stad waar je het event organiseert”, zegt Chris De Smet. “In België is er geen eenduidig beleid rond evenementen. In verschillende steden zijn er verschillende procedures. Daarnaast is het belangrijk om rekening te houden met twee belangrijke wetgevingen. Allereerst het KB tijdelijke of mobiele bouwplaatsen: als je een festival opbouwt, wordt dat gezien als een bouwwerf. Daarnaast is er een KB actieve ontspanningsevenementen, dat zegt dat je een veiligheidsverantwoordelijke moet aanstellen en een risicoanalyse moet opmaken.”

Veilige venues

Ook voor zaalverhuurders is er een belangrijke rol weggelegd. “Er zijn nog altijd zalen die niet in orde zijn met de basisregels. Hangen er brandblussers? Zijn deze ook gekeurd? Is de elektrische installatie in orde? Is er noodverlichting? Zijn de nooduitgangen vrij? Zijn er pictogrammen? Een zaal moet dus zorgen voor een adequaat brandpreventiebeleid, en een goed evacuatieplan. Het is ook belangrijk dat men de zaal niet overbevolkt.  Ga na wat de regels zijn en bepaal op basis daarvan de maximumcapaciteit. Daar wordt nog veel te weinig rekening mee gehouden. Als wij voor een locatie gecontacteerd worden, zullen wij daar een soort veiligheidslastenboek voor opmaken. In de contracten kan dan ook een rubriek rond veiligheidsvoorschriften worden opgenomen.” 

“Vaak zien we dat enige tijd nadat een locatie is geopend, veiligheid op de achtergrond verdwijnt. Men investeert nog wel in de aantrekkelijkheid van de locatie, maar niet meer in de veiligheid ervan. Zo krijg je veiligheidsinstallaties die hopeloos verouderd zijn. Je kan nooit verwachten dat brandweer en externe hulpdiensten elk jaar iedereen gaan controleren. Het veiligheidsbewustzijn zou er bij uitbaters ingebakken moeten zijn. Ofwel moet men dat zelf onder controle houden, ofwel moet men zich laten helpen.”

Screening van aanwezigen

Voor sommige evenementen is het ook belangrijk om in het oog te houden wie er allemaal op het event aanwezig is. “Als er grote evenementen zijn met ministers of staatshoofden, dan wordt er dikwijls met een screeningsysteem gewerkt waarbij iedereen zich moet registreren. Zoals recent het geval was bij enkele evenementen in het kader van het Belgische EU-voorzitterschap. Alle genodigden en medewerkers moesten op voorhand hun gegevens doorgeven. Die werden dan gescreend en iedereen kreeg een badge mét foto. Er was een strikt beleid: geen badge, niet naar binnen.”

Op gewone publieksevenementen is zo’n screening minder courant. “Naar medewerkers wordt in België nog weinig gescreend. Er wordt meestal vanuit gegaan dat de toeleveranciers weten wie er voor hen komt werken. Maar het is niet dat daar een heel sluitend systeem voor is. De echte veiligheidsfuncties, zoals stewards en security, worden wel via de politie gescreend. Maar uiteraard hebben wij geen Amerikaanse toestanden waarbij iedereen aan een soort onderzoek onderworpen zal worden. Je kan moeilijk voor elk festival iedereen gaan screenen. Daarvoor heb je te veel politiecapaciteit nodig.”

Beheren van de mensenmassa

Een essentieel thema op grote events is crowd control. “De allergevaarlijkste factor op een evenement is de massa mensen. In een grote groep gaan mensen reageren als een kudde. Als daar fouten gemaakt worden, kan je die massa niet zomaar een andere richting uitsturen. En stel dat er paniek uitbreekt, of er een incident is waardoor je moet evacueren, dan zal die massa ook als een kudde reageren. Daarom zijn deze vragen belangrijk: is het terrein groot genoeg, zijn er genoeg nooduitgangen, zijn die goed aangegeven? Maar ook: plaats ik die grote artiest wel op dat kleine zijpodium? Je moet je dus afvragen: hoe houd ik mijn massa onder controle? En welke zijn mijn noodscenario’s voor als het fout loopt?”

Weer en wind

15 jaar geleden waren er bijna geen noodplannen voor weersomstandigheden. “Nu zien we meer en meer dat er windactieplannen gemaakt worden, en dat een organisatie weet tot welke windsnelheden de structuren bestand zijn. Noodscenario’s voor onweer, harde wind… Dat bestond vroeger niet. Het is belangrijk te weten hoe je kan reageren als er iets gebeurt. En dus is het belangrijk om competente mensen op je evenement te hebben, die op dat moment de juiste beslissing kunnen nemen.”

“Iedereen die een evenement organiseert, die zoekt een goede cateraar, die zoekt een goede AV-leverancier, goede artiesten… Maar jammer genoeg is niet iedereen bezig met het veiligheidsverhaal. Je hebt een stagemanager, iemand die zich om de artiesten bekommert, een verantwoordelijke voor de catering… zorg dan ook dat er iemand is die zich op veiligheid focust. De lokale overheden moeten mee zorgen voor deze mentaliteitswijziging. Twintig jaar geleden waren er bijvoorbeeld nog veel foodtrucks die geen brandblussers bij zich hadden. Het is omdat men daar op is gaan controleren dat dit veranderd is. Zonder controle verandert er niets. We rijden ook trager omdat we schrik hebben voor camera’s en trajectcontroles.”

Positieve trend

Toch ziet Chris De Smet dat de mentaliteitsverandering is ingezet. “We staan al veel verder dan twintig jaar geleden. We zijn op de goede weg. Veel festivalorganisatoren zijn er echt wel mee bezig. Maar ook de kleinere spelers moeten hierin meegaan. Wij geven altijd dezelfde boodschap mee: stel dat het op jouw event verkeerd loopt, dan zal de rechter maar één vraag stellen: wat heb je gedaan om dit te voorkomen? Als het antwoord dan ‘niets’ blijkt te zijn, dat heb je een groot probleem. Zorg dus dat je altijd een veiligheidsplan hebt, dat je kan voorleggen. Er kan altijd iets mislopen. Overleg vooraf met de hulpdiensten, en zorg dat je een plan hebt. Men hoeft natuurlijk geen Tomorrowland-plan te voorzien voor een Chirofuif. Maar zorg dat je hebt nagedacht over veiligheid, en dat je iemand dedicated hebt, die daar mee bezig is.”