Cecoforma verzorgt jaarlijks zo’n 300 projecten, en dit voornamelijk voor de overheidssector en de Europese instellingen. Deze projecten omvatten campagnes, conferenties, seminaries of andere samenkomsten binnen en buiten Europa met afgevaardigden van over de hele wereld. De gezondheidscrisis en de verplaatsingsbeperkingen die ze met zich meebrengt, hebben een directe impact gehad op de activiteiten van het bedrijf en op die van zijn klanten, voor wie de voortzetting van hun communicatieactiviteiten uiterst belangrijk is.

Het evenementenbedrijf besloot daarom om een digitale dienst te ontwikkelen met alle elementen die nodig zijn om een echte conferentie te organiseren: een gepersonaliseerd platform, digitale vergaderzalen, een gespecialiseerd team om op te nemen wat de sprekers zeggen en live-tolkdiensten. Bovendien biedt cecoforma zijn klanten ondersteuning aan, naast coachingsessies voor sprekers.

“Onze fysieke evenementen verwelkomen over het algemeen 50 tot 1000 deelnemers die verschillende sessies bijwonen, gespreid over een of meerdere dagen”, legt Stéphane Hallet, customer services director van cecoforma, uit. “De door ons ontwikkelde module laat niet alleen een onbeperkt aantal deelnemers toe en de mogelijkheid om tussen verschillende sessies te wisselen, maar maakt ook interactie mogelijk tussen deelnemers en sprekers, wat zeer belangrijk is bij deze evenementen, die communicatievectoren moeten blijven.”

In feite is Beyond een 100% webinterface. Het platform combineert streaming- en videoconferentiediensten die in realtime worden beheerd. De technici van cecoforma zetten zo een vaak wat eentonige inhoud om in iets wat meer aanspreekt.

“Dit is een echte investering in de toekomst. De crisis heeft een impact op ons gehad, maar ze heeft ons ook de aanzet gegeven om een product te ontwikkelen dat voldoet aan de verwachtingen van bedrijven en instellingen in het huidige tijdperk”, voegt Stéphane Hallet toe. “De crisis heeft de noodzaak versneld om op de digitale wereld te vertrouwen voor het organiseren van evenementen die efficiënter, duurzamer en milieuvriendelijker zijn, maar waarbij de menselijke dimensie centraal blijft staan. Deze mengvorm van evenementen zal de nieuwe norm worden in een wereld van warme communicatie waar we zo snel mogelijk naar hopen terug te keren.”

Deze digitalisering zet eveneens de deur open voor een grotere participatie van topmanagers die zich niet altijd kunnen verplaatsen en die voortaan actief kunnen deelnemen aan toekomstige onlineacties.

Beyond is een succes. Sinds juni 2020 heeft cecoforma al bijna honderd digitale evenementen met enkele duizenden deelnemers georganiseerd. Bij sommige evenementen neemt het aantal deelnemers zelfs sterk toe, zoals voor de EU Vocational Skills Week, die in 2019 fysiek plaatsvond en 800 mensen samenbracht, terwijl de editie van 2020 meer dan 2200 aanwezigen verwelkomde op het digitale platform.