Event management

Jan 22, 2022, 10:37
“Altijd een plan b voorzien”

“Altijd een plan b voorzien”

16 december 2021

EY is een wereldwijde, multidisciplinaire professionele dienstenorganisatie die in meer dan 150 landen aanwezig is. Events zijn een belangrijk ingrediënt in het recept van het bedrijf. Zo pakt EY Belgium jaarlijks uit met events als Onderneming van het Jaar en Family Business Award of Excellence. Naast deze twee blikvangers organiseert het bedrijf ook nog eens een veelvoud aan andere interne en externe events. Charlotte De Laet, die als corporate event planner bij EY Belgium al deze initiatieven mee in goede banen leidt, geeft ons een inkijk in haar job.

Hoe bent u in uw huidige job terecht gekomen?
Charlotte De Laet: “Na mijn studies toerisme ben ik eerst aan de slag gegaan als reisleidster. Maar ik kreeg al snel de indruk dat er in die sector veel geautomatiseerd werd en dat het toekomstperspectief misschien niet ideaal was. Toen bleek dat EY op zoek  was naar iemand die intern ondersteuning kon bieden voor events en seminaries. Daar ben ik dan voluit voor gegaan.”

Waaruit bestaat uw rol binnen EY?
“Eerst was het een puur ondersteunende functie, maar intussen ben ik hier nu 9 jaar, en ben ik doorgegroeid tot corporate event planner. Ik organiseer de interne events en teambuildings, maar ook de trainingen en externe seminaries, en recent ook webinars. Dit omvat het hele pakket: van het versturen van de communicatie tot de praktische invulling.”

Welke rol spelen evenementen binnen de marketingmix van EY?
“Die zijn erg belangrijk. We hebben een aantal grote flagship events die we organiseren, zoals bijvoorbeeld Onderneming van het Jaar en een awarduitreiking voor familiale ondernemingen, de Family Business Award of Excellence. Verder zijn er al onze seminaries en networking events waarmee we cliënten en potentiële cliënten willen bereiken, om te networken en om hen te informeren over de nieuwigheden binnen de sector. Wij proberen trouwens niet enkel cliënten naar ons toe te trekken, maar ook cliënten onderling bij elkaar te brengen, en hun netwerk te laten verbreden. Zo willen we start-ups en scale-ups helpen om hun business te laten evolueren. Uiteraard proberen we ook onze naambekendheid te vergroten, maar het belangrijkste element bij de externe events is meestal toch die networking.”

Worden deze evenementen intern beheerd, of vertrouwt u hen toe aan een evenementenagentschap?
“Dat hangt af van de omvang van een event. De kleinste events zullen we zelf in handen nemen. Maar vanaf het moment dat we naar 200 personen gaan, kijken we wel uit naar een partner om alles mee op poten te zetten. Het hangt ook af van de werkdruk in die periode. Momenteel is het echt aan het ‘boomen’ en krijgen we veel aanvragen van onze verschillende afdelingen.”

Welke criteria hanteert u om een agentschap te selecteren?
“Ik bestudeer eerst grondig de aanvraag, en ga die dan matchen aan de specifieke sterktes van een bepaald bureau. Gaan we echt voor een teambuilding in de Ardennen? Dan werk je met andere partijen dan voor een groot flagship event. Het hangt dus echt van de vraag af. Het is wel zo dat als een agentschap in het verleden al goed werk voor ons geleverd hebben, dat ik sneller geneigd zal zijn er opnieuw mee samen te werken. Maar we blijven rondkijken wat verschillende partners aanbieden, want de standaard moet wel hoog blijven natuurlijk.”

“Wij proberen trouwens niet enkel cliënten naar ons toe te trekken, maar ook cliënten onderling bij elkaar te brengen, en hun netwerk te laten verbreden.”

Hoe heeft de coronacrisis het voorbije jaar een invloed gehad op uw werk?
“Mijn werk is echt niet meer hetzelfde als twee jaar geleden. Wij hebben direct de klik gemaakt om online trainingen, webinars en webcasts te organiseren. We deden voorheen ook al webcasts, dus het was niet volledig nieuw. Maar voor de mensen die normaal naar de fysieke seminaries kwamen was het toch aanpassen. We merkten wel dat ze het interessant en bovendien ook makkelijk vonden. Gewoon een uurtje inloggen, zonder een verplaatsing te moeten maken. Maar natuurlijk was er wel het gemis van het networking-aspect. Ik dacht aanvankelijk dat de hele online situatie minder werk zou zijn, maar het tegendeel was waar. Je moet namelijk extra werk steken in de communicatie, met links, met bevestigingen, etc. Je stuurt al snel enkele mails meer dan bij een fysiek event. Ook op creatief vlak moesten we soms een tandje bijsteken. Ter vervanging van de traditionele receptie gingen we nu soms aperoboxen voorzien, ook bij internationale events. Het was wel een challenge om dat geregeld te krijgen.”

En wat gaan jullie meenemen uit deze periode?
“Ik heb het gevoel het informatieve deel van events wel als webcast zal blijven aangeboden worden. Want we hebben gemerkt dat we op die manier ineens veel meer en andere mensen konden aanspreken. Mensen die normaal niet naar de fysieke seminaries zouden komen. Maar ik verwacht dat er dan ook wel aparte networking events zullen ontstaan.”

Van welk evenement bent u het meest tevreden en waarom?
Twee jaar geleden hadden we een intern event voor onze collega’s van Tax, met zo’n 300 deelnemers in het Thor-park te Genk. Ik heb ook nog nooit zo’n goede feedback gehad op een event. Alles liep perfect. Het weer, de locatie, de spreker, de band… het viel allemaal in zijn plooi. En daar kijk ik dan ook wel met trots op terug.”

Wat zijn volgens u de belangrijkste kwaliteiten van een corporate event manager?
“Je moet flexibel en hands-on zijn. Je moet kunnen anticiperen en inschatten welke de valkuilen van het event zijn, en in het achterhoofd al een plan b voorzien. Want je moet ter plaatse toch nog altijd dingen regelen die niet voorzien zijn. Het is ook al gebeurd dat we onze plannen in de aanloop naar een evenement helemaal moesten omgooien, om van nul te herbeginnen.”

Hoe ziet u events in de toekomst evolueren?
“Bij EY willen we graag nog extra inzetten op sustainability tijdens events. We probeerden nu al om de inschrijvingen zo goed mogelijk af te stemmen, om bijvoorbeeld voedseloverschotten te beperken. Maar we willen daar nog extra stappen in zetten. Verder verwacht ik ook een evolutie naar events die meer op maat van de mensen zullen zijn, waarbij gasten kunnen kiezen of ze live aanwezig willen zijn of online volgen. Toch blijft het live element voor ons heel belangrijk. Want we merken dat er op live events toch diepere contacten worden gelegd.”