Event management

Oct 4, 2022, 4:49
“Een gemeenschappelijk traject vinden naar duurzaamheid binnen communicatie” (deel 2/3)

“Een gemeenschappelijk traject vinden naar duurzaamheid binnen communicatie” (deel 2/3)

30 augustus 2022

In de meetingruimtes van het Pentahotel Brussels City Centre verzamelde Experience een panel van vier jonge, gedreven personen voor wie duurzaamheid niet enkel een professionele bekommernis, maar ook een manier van leven is. Deel twee (lees hier deel 1) van ons rondetafelgesprek over sustainability…

Victor Buisseret is sinds een half jaar de Sustainability Manager bij ACC, de vakorganisatie voor de communicatiesector. Marie Delvaulx is directeur van The Shift, de Belgische community voor duurzame ontwikkeling en die intussen al 564 leden telt, waaronder bedrijven, NGO’s, universiteiten en overheden. Gilles De Backer heeft met zijn agentschap Utopia Events de ambitie om de uitstoot van alle geproduceerde events zoveel mogelijk te reduceren. En Manon Glauden houdt zich als Transition & Communication Advisor van VO Event al zes jaar bezig met het MVO-traject van het agentschap, en maakte deel uit van het team dat VO’s Circular Event Toolkit heeft ontwikkeld.

Leveranciers meenemen

De agentschappen moeten uiteraard kunnen rekenen op leveranciers die in dit verhaal willen meegaan. Er zijn leveranciers die hier sterk in investeren, anderen zijn nog niet op de trein gesprongen. “Het gebeurt dat wij om die reden niet meer met een bepaalde partner werken”, zegt Gilles De Backer. “Maar er zijn evengoed leveranciers die ons vragen wat ze moeten doen om wel met ons te mogen werken, en die daar meteen mee aan de slag gaan.” “Het is ook onze rol om hen vooruit te helpen, want alle spelers in de sector moeten in dezelfde richting bewegen”, zegt Manon Glauden. “De leveranciers die vandaag niet kunnen aanbieden wat we nodig hebben, kunnen dat misschien wel over zes maanden. We bekijken het dus op de lange termijn. We willen het ook niet allemaal zwart-wit zien. Want je kan nooit perfect zijn op vlak van duurzaamheid. Maar we moeten elke keer beter doen.”

Ook de concurrenten betrekken

Binnen ACC, de vakorganisatie voor de brede communicatiesector, werd een expert center opgericht om de sector helpen bij het vinden van duurzame oplossingen. De bedoeling is om een coalitie te creëren die niet enkel de ACC-leden, maar de hele sector betrekt. “Het is belangrijk dat zoveel mogelijk spelers mee aan de tafel schuiven”, zegt Victor Buisseret. “Samen willen we een gemeenschappelijk traject vinden naar duurzaamheid binnen communicatie. Want we onderschatten het gewicht van communicatie in die ecologische transitie.” Vanuit het expert center wil men vooral veel inspiratie aanbieden, o.a. door opleidingen. Het instellen van bepaalde normen is momenteel nog geen prioriteit, omdat dit meteen ook voor beperkingen zorgt en bepaalde spelers zou kunnen uitsluiten. “Je moet agentschappen vooral aanmoedigen”, zegt Gilles De Backer. “En niet meteen de druk opleggen van het moet nu, vandaag. Iedereen heeft wel een bepaalde transitietijd nodig. Maar we kunnen elkaar daarin helpen. De pioniers kunnen de anderen mee vooruit trekken. Daarom wil ik bijvoorbeeld ook niet dat onze duurzaamheidsaanpak een groot geheim is. Pas als we anderen kunnen meenemen in dat verhaal, kunnen we een globale impact maken. Het globale doel van duurzaamheid overstijgt concurrentie.” Manon Glauden vult aan: “Duurzaamheid is een thema waarrond concurrenten zich rond de tafel kunnen zetten.  Bij het uitwerken van de Circular Event Toolkit, hebben we leveranciers, cateraars, etc. – concurrenten -  uitgenodigd om rond de tafel te zitten. We wilden immers zeker zijn dat de oplossingen die we voorstelden voor hen realiseerbaar waren. Anders hebben we een imaginaire toolkit die niemand in de praktijk kan toepassen.”

“Het is belangrijk dat zoveel mogelijk spelers mee aan de tafel schuiven. Samen willen we een gemeenschappelijk traject vinden naar duurzaamheid binnen communicatie.” - Victor Buisseret, ACC

Eenvoudige eerste stappen

Er zijn een aantal aspecten van een evenement waarbij je vrij eenvoudig ecologische winst kunt boeken. Afval sorteren zou een no-brainer moeten zijn, maar toch zijn er nog steeds events waarbij alles in één en dezelfde zwarte zak verdwijnt. Ook de samenstelling van het menu heeft een grote impact op de uitstoot van het event. “Voeding is een thema waar iedereen als individu al over gesensibiliseerd is”, zegt Manon Glauden. “We weten dat vlees veel uitstoot veroorzaakt, dat bio- en lokale voeding beter is… Het is dan ook makkelijker om een klant van deze keuzes te overtuigen.” Het vegetarische aanbod van de cateraars wordt overigens steeds breder, zodat ook zonder vlees de nodige variatie kan worden aangeboden. Het vermijden van no-shows is ook essentieel, want zij staan voor pure verspillingen. Sinds corona is lijkt het probleem van no-shows trouwens nog groter te zijn geworden. Een duidelijke communicatie naar de gasten is hier de boodschap.

Weg met de overbodige goodiebag

Verder is ons panel ook van mening eens dat de goodiebag best zo snel mogelijk verdwijnt. Regelmatige bezoekers van B2B events hebben kasten die uitpuilen van totebags en andere prullaria die nadien amper nog gebruikt worden. “Als klanten er echt op staan om toch iets mee te geven, gaan we op zoek naar een leuk alternatief, zoals bijvoorbeeld een appel met een logo in zetmeelbedrukking, bio-afbreekbare zeep met een logo, of een boompje”, zegt Gilles De Backer. “Maar eigenlijk proberen we goodies zoveel mogelijk te vermijden.” Ook op vlak van mobiliteit is er vaak heel wat marge voor verbetering. Zo kan men gasten stimuleren om te kiezen voor carpooling of het openbaar vervoer, of men kan nog een stap verder gaan. “Ik ben in Nederland naar een festival geweest waar er geen parking was voor personenwagens”, zo vertelt Manon Glauden. “Er was wel een gigantische fietsenparking. En die formule werkte bijzonder goed. Je moet keuzes durven maken, en die keuzes verplichten mensen om zich aan te passen.”

In de volgende editie van Eventnews, leest u het vervolg...