Qui sont tous ces organisateurs ?

“L’ambition de l’Event Confederation est de recenser tous les organisateurs du secteur événementiel, d’identifier les différents acteurs et de leur donner la parole”, souligne Tom Bellens. “Grâce à leurs compétences en matière d’organisation, de sécurité, de scénarisation et de gestion des risques, les organisateurs sont capables de beaucoup plus que la simple organisation d’événements. Ils peuvent prendre en charge et réaliser des projets complexes, ou même aider les entreprises dans leur transformation."

Organiser est un métier

“Notre secteur affirme à juste titre que nous sommes des « professionnels » de l'organisation. Personne n’est mieux à même d’organiser un événement et d’en assurer la sécurité. C’est vrai. Organiser est un métier, c’est notre quotidien, nous avons donc acquis de solides connaissances et de l’expérience dans ce domaine. Nous sommes tous experts dans la création de scénarios, nous savons comment mener un public, faire face à la loi de Murphy, suivre les exigences imprévisibles des visiteurs…”

“Le secteur événementiel mérite donc absolument la confiance du gouvernement. Mais même dans ce cas, nous devrons nous adapter, professionnaliser notre approche, nous unir et encourager encore plus la formation et le partage des connaissances.”

Qu’est-ce qu’un organisateur « professionnel » ?

Il y a plusieurs aspects qui différencient l’organisation professionnelle et non-professionnelle, comme par exemple :

Expérience et expertise :

“Les organisateurs professionnels ont souvent acquis une plus grande expérience et expertise dans la planification et l’exécution d’événements. Ils maîtrisent les normes de l’industrie, les tendances et les meilleures pratiques. Cette expérience et cette expertise font souvent défaut chez les organisateurs non-professionnels, il leur arrive donc de commettre des erreurs ou de rencontrer des problèmes qu’ils auraient pu éviter s'ils avaient été mieux (in)formés.”

Réseau et relations avec les fournisseurs :

“Les organisateurs professionnels ont généralement un réseau étendu de fournisseurs et partenaires, incluant des traiteurs, de gestionnaires de sites, des artistes et animateurs, etc. Ils ont aussi souvent de bons rapports avec ces fournisseurs, ce qui peut leur permettre d’obtenir de meilleures offres et un meilleur service. Les organisateurs non-professionnels n’ont pas ce genre de connexions et peuvent avoir des difficultés à trouver des fournisseurs fiables ou négocier des offres intéressantes.”

Planification et organisation :

Les organisateurs professionnels ont des systèmes et des procédures établies pour la planification et l’organisation d’événements. Ils ont souvent une approche structurée, incluant des check-lists, des outils de planification et un personnel expérimenté. Les organisateurs non-professionnels sont moins organisés dans leur approche. Ils peuvent omettre des détails importants, comme les autorisations, les mesures de sécurité ou les éventuels obstacles logistiques.

Gestion des risques :

“Les organisateurs professionnels comprennent les risques inhérents aux événements et ont souvent un plan pour gérer ces risques, incluant notamment des assurances, des procédures d’urgence et des plans de secours pour les imprévus. Les organisateurs non-professionnels ont une conscience moins aiguisée des risques potentiels ou n'ont pas les moyens d’y faire face efficacement.”

Tom : “De manière générale, les organisateurs professionnels peuvent offrir des événements de meilleure qualité et une expérience plus fluide, tandis les erreurs et les problèmes sont beaucoup plus fréquents chez les organisateurs non-professionnels. Chez MediaMixer, la sécurité et le bien-être sont une part essentielle de notre culture d’entreprise. Les analyses de risques et les mesures préventives font partie intégrante de chaque projet. Nous sommes d’ailleurs fiers d’être la première agence de communication belge à avoir obtenu la certification ISO 45001, la norme internationale en matière de gestion de la sécurité.”

Plus de sérieux dans notre profession

“Si nous voulons être davantage pris au sérieux à l’avenir, il va nous falloir une approche plus substantielle et plus professionnelle, reflétant mieux la base de la communication : faire passer un message. Ceux qui en prendront conscience verront s’ouvrir tout un trésor de nouvelles opportunités passionnantes. Le succès de cette démarche dépend souvent de la voie que vous empruntez en matière de communication. Nous devons agir beaucoup plus sur le long terme avec nos clients et le gouvernement. Et moins nous focaliser sur tel ou tel événement annuel ponctuel. Les organisateurs doivent acquérir la confiance et l'engagement de leurs clients, afin de les accompagner tout au long de l’année dans leur démarche de communication, en interne comme en externe.”

“Outre le divertissement, l'avenir réside dans les événements avec un contenu plus substantiel et les collaborations à long terme. Ceux qui en prendront conscience verront s'ouvrir tout un trésor de nouvelles opportunités passionnantes.”

“Cela implique aussi que vous devez maîtriser les attentes du public. Quelqu’un qui reçoit une invitation intitulée « fête du personnel » va enfiler une tenue festive et s’attendre à une soirée amusante. Si ces attentes ne sont pas satisfaites, c’est la déception assurée. Quand on met en place un concept plus large et plus riche sur une plus longue période, on peut éviter cela et arriver à une communication efficace en termes de clarté, en phase avec la culture d'entreprise, la vision de l'avenir et le message que l’entreprise veut faire passer. Bref : tout ce que nous visons avec les événements reste possible, mais d'une manière différente.”

Qui veut prendre l'initiative ?

“J'encourage donc les entreprises, les organisations et le gouvernement à faire front commun avec notre secteur et à ne pas postposer leurs événements, même si l'avenir est incertain et que le climat économique est loin d'être idéal. C'est précisément maintenant que notre secteur peut faire preuve de leadership. Il est plus important que jamais de communiquer avec toutes les parties prenantes, tant au niveau interne qu'externe. Nous avons toutes les connaissances et l’expérience nécessaires pour bâtir un concept autour de n’importe quel message et lui donner forme tout en respectant toutes les normes de sécurité. Les organisateurs sont les plombiers de notre société. They make it happen !”