L’événement parfait en 10 étapes !
30 mars 2023To The Point Events crée des événements marquants depuis 16 ans. Forts de cette expérience, ils sont heureux de partager avec vous les 10 étapes à suivre pour organiser un événement parfait…
1) Partez du "pourquoi" ! Quel est votre objectif ? Quel est le but de votre événement ? Pourquoi voulez-vous créer l’événement ? Quel est le ROO de votre événement ? La connexion joue souvent un rôle central à cet égard.
2) Quel type d’événement ? Avec quel type d’événement pouvez-vous atteindre vos objectifs ? Pour vos collaborateurs : une fête du personnel, une journée famille, une journée portes ouverte, un incentive ou un teambuilding. Pour les clients : une fête d’entreprise, une formation, un congrès (hybride) ou un salon. Un événement ne doit pas non plus toujours être un “one-shot”, mais fait souvent partie d’un parcours de communication plus large.
3) Qui voulez-vous inviter ? Quel est votre groupe cible : clients, collaborateurs (avec conjoints ?), autres parties prenantes ? Bon à savoir : en moyenne, on a un taux de participation de 60% parmi les invités.
4) Quel est votre budget ? Quelles sont vos attentes au niveau ROI ? Comment allez-vous veiller à ce que le budget reste sur les rails ? Il est toujours intéressant de prévoir une réserve pour les imprévus. Un enregistrement professionnel (éventuellement via un outil) et un suivi rapide peuvent aider à éviter les surprises (par exemple, au niveau des frais de catering).
5) Choisissez un lieu et une date. La région, la capacité souhaitée, l’histoire, l’ambiance, tout cela compte pour faire votre choix. Chez TTPE, on dit toujours : "Quand vous avez une date et un lieu, vous pouvez (commencer) à créer un événement".
6) Quelle est la portée ? Déterminez quels éléments (intervenants, présentations, divertissements, activités) sont essentiels dans le programme de votre événement. Qu’est-ce qui correspond le mieux à l’ADN de l’entreprise ? En fonction du budget disponible, il y aura aussi des choix à faire et des priorités à fixer. Offrez une expérience authentique, c'est ce qui marquera l’esprit des participants.
7) Établir une feuille de route et un plan (mesurer, c'est savoir). Une feuille de route détaillée assortie d'échéances précises permet de garder le contrôle et d'atteindre le résultat visé. Prévoyez aussi des coups de sonde intermédiaires pour vérifier les budgets et éviter les surprises.
8) En amont de l'événement, transposez tout dans un script pour ne rien laisser au hasard. Détaillez les responsabilités et confiez-les à des professionnels ou à des bénévoles dans la mesure du possible. Fixez des accords clairs avec tous les partenaires impliqués : catering, logistique, services audiovisuels, etc. Donnez également l’attention nécessaire à la sécurité (au besoin) et à la durabilité de votre événement. Pensez aussi à ce qui peut apparaître comme des détails mais qui sont essentiels pour l’image de votre événement, comme une bonne organisation du parking et des toilettes bien entretenue pour optimiser l’expérience des participants.
9) N'oubliez pas de vous amuser et de faire une évaluation approfondie après l’événement, car "il y a toujours de la place pour l’amélioration". Chaque feedback est un cadeau qui vous permettra d’améliorer votre prochain événement !
10) Vous avez besoin d'inspiration et d'un partenaire pour vous épauler ? Appelez l’équipe de To The Point Events ! En tant qu'architecte et bâtisseur de votre événement, ils se chargeront avec vous de toutes les étapes entre votre rêve et sa réalisation.
Pour vous inspirer, découvrez la nouvelle vidéo d'entreprise de To The Point Events, qui donne une idée de la multitude d'événements qu'ils organisent : Événements d’entreprise, Family Days, Teambuildings, Congrès Hybrides et Salons sur mesure, MICE & Special Events. Vous avez une idée et vous voulez savoir si elle est réalisable ? Contactez l’équipe TTPE ! Ils vous suivent vos réflexions et mettent leur passion au service de vos rêves.