Depuis quelques années, les bars estivaux fleurissent un peu partout dans notre pays. Mais La Terrasse O2 dans le Bois de la Cambre est un pionnier en la matière. Depuis 15 ans, ce site événementiel temporaire de 5.000 m² offre un lieu de rendez-vous haut de gamme à un public corporate. Dans un cadre verdoyant et élégant, La Terrasse O2 rassemble 4 bars, 1 restaurant et 1 zone cocktail. Pendant les 65 jours d’ouverture – non-stop de mi-mai à mi-juillet – l’endroit accueille quelque 70.000 clients et sert environ 18.000 couverts. En janvier, le même concept s’installe pendant le salon de l’auto, où La Terrasse O2 une oasis de paix verdoyante de 800 m² au cœur de l’effervescence du salon.

15 ans de données

La Terrasse O2 communique avec ses clients via la poste et par e-mail. La nouvelle législation sur la vie privée l’a donc contraint à mettre certaines choses en ordre. “En 15 ans, nous avons accumulé une base de données énorme”, raconte Denis Van Praet de Simply Better. “Nous cherchions une solution pour mettre ces données à jour et en conformité par rapport au RGPD. C’est comme ça que nous nous sommes mis en relation avec Koen Bert et son entreprise Gibbon. Il nous a présenté sa solution et cela semblait convaincant. Après avoir entendu les échos de plusieurs autres clients satisfaits, nous avons décidé de nous lancer.”

Expérience dans le secteur nightlife

Gibbon est spécialisé dans la conception et la construction de toutes sortes d’applications pour les entreprises. “À la base, notre système est conçu pour la sécurité dans les nightclubs”, explique Koen Bert de chez Gibbon. “Les exploitants veulent savoir qui sont leurs clients et peuvent être avertis, via le système de portier par exemple, si quelqu’un ayant déjà commis des écarts de conduite se présente. Au bout d’un temps, le secteur événementiel s’est également montré intéressé et nous avons étendu nos activités dans cette direction. Là, le travail consiste essentiellement à élaborer et mettre à jour des bases de données.”

Opt-in

Les clients de la base de données de La Terrasse O2 ont reçu au début de la saison une invitation sur papier. “Cette invitation s’accompagnait d’une carte personnalisée”, poursuit Koen Bert. “Elle leur permettait, chez eux, de vérifier leurs données, ou de scanner le code QR à l’entrée sur les iPads mis à disposition. C’était une manière de contrôler les informations reprises dans la base de données et de les modifier si nécessaire. Au moyen d'un opt-in, on pouvait également indiquer de quelle(s) manière(s) on souhaitait désormais être contacté par La Terrasse O2 : voie postale, e-mail et/ou gsm. Si on indique, par exemple, que l'on ne souhaite plus être contacté par téléphone, le numéro de gsm est directement effacé de la base de données. Il n’y a donc plus d’informations superflues stockées.”

Système stable et fluide

L'introduction du système Gibbon s’est très bien passée pour La Terrasse O2. “Au départ, j’étais un peu sceptique et je doutais que les gens aient envie de vérifier leurs informations à l’entrée”, se souvient Denis Van Praet. “En particulier comme on leur demandait leur carte d’identité. Mais nous avons clairement expliqué le but de tout cela. En outre, l’opt-in permettait de choisir quelles informations seraient stockées. Je pense que les gens ont apprécié ce choix. Très peu de personnes ont refusé de prendre part à l’action. La plateforme avec les iPads s’est avérée très stable et fluide. 20 à 25 secondes par client étaient suffisantes pour faire toutes les manipulations nécessaires.”

Nouvelle saison, nouvelles applications

La prochaine saison de La Terrasse O2 est déjà en préparation. Et l’objectif est de tirer encore plus de la collaboration avec Gibbon. “Durant cette première année, nous avons franchi une première étape en rassemblant les données et les autorisations exigées par le RGPD”, précise Koen Bert. “Mais la plateforme permet aussi d’autres applications pour plus tard. La sécurité sur les grands événements prend de plus en plus d’importance. Pour un organisateur, il est intéressant de savoir à tout moment combien de personnes sont présentes, et qui elles sont. Chez les clients aussi, cela crée un sentiment de sécurité. C’est la deuxième étape que nous souhaitons mettre en place l’année prochaine.”

Communication ciblée

Au niveau communication également, la plateforme Gibbon ne manque pas de potentiel. “Grâce aux filtres intégrés dans le système, nous allons pouvoir aborder nos clients de manière beaucoup plus ciblée. Nous pouvons par exemple envoyer un mailing à nos clients les plus fidèles ou uniquement aux femmes de notre base de données. On peut également filtrer sur base de l’âge et du lieu de résidence. Cela multiplie l’attrait de la plateforme pour nous. Nous pouvons en effet adapter notre communication à un public spécifique et ne pas importuner inutilement des gens avec des activités ou des artistes qui ne les intéressent pas”, conclut avec le sourire Denis Van Praet.