La mobilité est l'un des enjeux majeurs de notre société, et l'accessibilité de certains centres urbains est aujourd'hui devenue un casse-tête pour les fournisseurs, voire pour les invités d'un événement d'entreprise. Et quand on sait que l'accessibilité est l'un des éléments-clés du choix d'un site événementiel, on peut se demander s'il n'est pas préférable d'organiser plusieurs petits événements plutôt qu'un grand événement centralisé…

Sven Vanhemmens (The Event Pilots): "C'est vrai dans certains cas et dans certaines circonstances. Mais on peut alors se demander quels efforts supplémentaires il faudrait consentir pour générer le même impact durant plusieurs petits events par rapport à un seul grand événement. A l'inverse, des petits événements régionaux pourraient apporter un 'plus', surtout en termes de personnalisation."

Joris Tanghe (Open the fridge): "Nous pensons que cela peut devenir une des tendances majeures du secteur événementiel dans les années à venir. Étant donné toutes les marches et manifestations en faveur du climat et la problématique de la mobilité, les entreprises sont de plus attentives à leurs RP et leur image en ce sens. Nous pensons donc qu’elles seront de moins en moins enclines à prendre des risques dans ce domaine et auront tendance à scinder les événements centralisés en activités de moindre envergure organisées au niveau régional, où les participants peuvent facilement se rendre en transports en commun, en vélo électrique ou en covoiturage. Même s’il convient de souligner que cette façon de faire disperse les budgets sur plusieurs événements et qu’en tant que participant ou organisateur, vous perdez en rentabilité par événement. Cela demande aussi plus d’efforts à l’organisateur car il doit libérer plusieurs jours dans son agenda."

Pour Fabian Vannouche (VO Event), le débat ne se limite pas à la mobilité. "Les événements sont organisés en fonction de la nature de nos clients, et il va de soi que nous devons répondre à leurs demandes spécifiques: veulent-il réunir tout le monde, sachant qu'un grand événement permet de réaliser des économies d'échelles? Partant de leurs demandes, notre rôle consiste à agir en commençant par la prise en compte de leurs objectifs et des valeurs qu'ils veulent mettre en avant. Au-delà de ça, il est vrai qu'il serait peut-être intéressant à terme d'envisager des événements qui vont vers les clients, pour les surprendre près de chez eux."

La valeur ajoutée de l'agence

La recherche du site événementiel 'idéal' est donc soumise à une multitude de facteurs. Les agences d'événements pourraient-elles apporter une certaine valeur ajoutée dans ce domaine? Nos interlocuteurs répondent – bien sûr – par l'affirmative, mais motivent leurs réponses en présentant des arguments valables pour toutes les agences expérimentées.

Barbara Stevens (We People): "Le choix fait par l’équipe du client sera généralement émotionnellement chargé ou aura une inspiration d’origine personnelle. En tant qu’agence événementielle, nous allons objectiver cette décision: analyser le message, le groupe cible et les considérations pratiques. En fonction de ces paramètres, nous recherchons le site idéal et nous avons une énorme base de données dans laquelle puiser. Grâce à notre expérience et nos connaissance en tactique événementielle, nous pouvons directement éprouver la présélection des lieux: peut-on y créer la bonne ambiance, ce lieu aura-t-il un effet inspirateur et facilitateur? Allons-nous former ici de nouvelles brand communities et les mettre en mouvement?"

Fabian Vannouche: "Notre valeur ajoutée réside surtout dans le fait que nous intégrons le lieu au concept, et non l'inverse. Un lieu n'est pas une fin en soi mais un outil et un ingrédient. Par rapport à nos voisins – et je pense à une ville comme Amsterdam, par exemple, qui fourmille de lieux originaux -, nous ne sommes pas les mieux lotis. Sortir des sentiers battus en Belgique, c'est souvent se heurter à des soucis d'autorisations ou de budget."

Joris Tanghe: "Tout d’abord, l’agence événementielle connaît le marché sur le bout des doigts et vous ne devez pas uniquement vous baser sur des photos en ligne et des images d’ambiance. Cela ne vous fournit aucune information de fond cruciale concernant l’accessibilité, le parking et les infrastructures (sanitaires, cuisine, électricité...) et les éléments déjà présents (mobilier, éclairage, PA...). C’est clairement un point où une agence expérimentée peut apporter une valeur ajoutée. C’est donc une question d’efficacité: conseiller plus rapidement et mieux. Mais ce qui importe peut-être encore plus, c’est qu’une agence événementielle est capable, grâce à ses idées créatives, de transformer un cadre qui peut ne pas sembler très emballant au départ en un lieu répondant parfaitement au briefing et surpassant les attentes."

Sven Vanhemmens: "Avec nos années d'expérience, nous disposons de profondes connaissances pratiques, logistiques et budgétaires. Nous sommes donc parfaitement à même d'estimer ce qu'il est possible de faire et anticiper certaines situations. Notre réseau nous permet aussi de rester à jour et nous cherchons constamment de nouveaux sites (originaux), ce qui nous place au premier rang pour connaître les sites disponibles, parfois même avant qu'ils ne soient commercialisés. Ajoutons à cela que la visite régulière de certains lieux événementiels facilite notre collaboration avec eux, que ce soit en termes de préparatifs ou de communication. Sans oublier que toutes ces démarches nous offrent un avantage budgétaire: celui de négocier pour nos clients…"