Si Fabian Vannouche (VO Event) résume assez bien le site idéal comme "celui que personne ne connaît", il ne contredira certainement pas Joris Tanghe, qui explique que "le site événementiel idéal varie de briefing en briefing. Mais en tant qu’agence événementielle, vous voulez tout de même offrir une valeur ajoutée à vos clients. Donc pour nous, ce sont des lieux où nous pouvons donner corps à nos idées créatives. Que ce soit au niveau concept, présentation, décoration ou technique. D’autre part, certains éléments de base doivent se trouver de préférence sur place. Principalement l’alimentation électrique, l’eau, le chauffage/l’airco, les sanitaires, une zone de backstage, un espace catering et un espace de stockage. Il est également important de pouvoir travailler avec ses propres partenaires. C’est là que le bât blesse, souvent. En tant qu’agence, vous travaillez de préférence avec de fournisseurs avec qui vous avez tissé une bonne relation sur plusieurs années et qui savent parfaitement ce que vous attendez. Votre propre société technique, votre propre traiteur, votre propre partenaire pour le mobilier et la décoration..."

Sven Vanhemmens (The Event Pilots) est lui aussi sur la même longueur d'onde: "Le site idéal est un lieu qui a du caractère, du cachet, et qui dispose d'un certain nombre d'espaces disponibles pour différentes activités. Un lieu exploité par une équipe qui réfléchit avec vous et se montre suffisamment flexible pour que nous puissions laisser libre cours à notre créativité. C'est aussi un lieu libre de fournisseurs, disposant de toutes les facilités (électricité, internet, sanitaires…), un lieu qui peut accueillir des groupes de différentes tailles, tous les types d'événements, et un endroit qui n'impose pas de limite en termes de bruit. C'est aussi un site facilement accessible qui dispose d'un grand parking." La perle rare, disions-nous…

Et si on restait à la maison?

À défaut de chercher la perle rare, de nombreux clients proposent d'organiser leur événement dans leurs propres locaux. Une démarche qui permet d'éliminer la location d'un site de l'enveloppe budgétaire, mais qui entraîne d'autres contraintes.

Joris De Coninck (Open the fridge) et Sven Vanhemmens nous confient qu'ils sont régulièrement confrontés à ce type de demande. "Mais ce n’est pas aussi évident qu’il n’y paraît," expliquent-ils. "Généralement, les clients sont fiers de montrer leur immeuble ou leur bâtiment. C’est la valeur ajoutée d’une agence de pointer certaines choses pour éviter les surprises plus tard. L’avantage, bien sûr, c’est que vous jouez sur la fierté du client et que vous avez le champ libre pour choisir vos fournisseurs."

"Quand on est sur place, il est généralement plus facile d’intégrer dans l’événement l’ADN, l’âme de l’entreprise. Le message gagne alors en crédibilité et les clients peuvent concrètement montrer qui travaille pour eux au quotidien et comment ça se passe, poursuit Barbara Stevens (We People). "En sus, c’est l’occasion d'impliquer davantage le personnel, de faire des salariés de véritables ambassadeurs de leur entreprise et de les faire participer comme animateurs ou organisateurs de l’événement. Cela consolide la communauté interne de manière naturelle et au niveau employer branding, ça compte."

Joris De Coninck reprend: "Cela élimine du même coup les frais de location. Même si nous nous devons de faire remarquer que parfois les frais supplémentaires liés à l’installation d'un chapiteau, de toilettes sur roues, de générateurs... peuvent dépasser ceux de la location d'un site événementiel existant. L’inconvénient, c’est que parfois le client sous-estime l’impact du montage et de l’événement sur son organisation. Il arrive que l’on doive interrompre (partiellement) les activités pour que le montage, l’événement et le démontage puissent avoir lieu - surtout pour les événements de grande envergure. Sans oublier le nettoyage, les risques de dégâts et l’évacuation des déchets, naturellement."

"Ici, l'avantage est de pouvoir créer un effet de surprise, en détournant un lieu que tout le monde connaît afin de le faire redécouvrir sous un autre jour," confirme Fabian Vannouche, en pointant toutefois d'autres éléments, plus techniques: "Les sites d'entreprise peuvent aussi générer certains soucis de sécurité ou de mobilité à l'intérieur des bâtiments. Il convient donc de s'assurer au préalable qu'il sera possible de modifier et réaménager les locaux concernés, et que les personnes qui devront gérer l'événement au sein de l'entreprise soient rapidement informées des répercussions liées à ce genre d'événement."