Le problème

Une enquête menée auprès de plus de 10 secteurs différents a démontré que 86% des gens ayant affaire à du personnel (temporaire) rencontre au moins un de ces 3 problèmes:

• Des communications sans fin et inutiles avec les employés (coups de fil sans réponse, composer et répondre à des sms, rechercher des adresses e-mail et mettre à jour les listes de contact)
• Une avalanche de procédures administratives et de papiers (composer et diffuser les grilles d’horaire, demander et signer les contrats, composer et distribuer les callsheets et les briefings. Et pour terminer, recevoir et contrôler les prestations et effectuer les paiements est considéré comme la tâche administrative la plus pénible et prenant le plus de temps)
• Répondre constamment aux mêmes demandes posées par le personnel (copie de l’horaire ou de la fiche de paie, briefer à nouveau le personnel qui n’a pas lu le briefing, répéter les exigences spécifiques par rapport à la tenue ou au lieu,… .)

La solution

En 2016, la manière de communiquer a changé pour beaucoup de gens. Tout doit aller vite et passer par différents canaux. Autrefois, il n’y avait que le téléphone mais aujourd’hui, nous avons toute une kyrielle de moyens de communication: réseaux sociaux, sms, e-mail, téléphone, notifications push,… Pour joindre à coup sûr vos correspondants, mieux vaut utiliser plusieurs moyens de communication, que vous sélectionnez en fonction du groupe cible que vous souhaitez toucher.

Aujourd’hui, les boîtes à fiches ne font plus du tout partie de notre paysage, le papier, par contre, constitue encore la norme dans de nombreuses entreprises. Toutefois, les entreprises sont de plus en plus nombreuses à numériser leurs papiers et en découvrent les nombreux avantages: le volet administratif est moins lourd, tout est rapidement disponible et beaucoup de choses sont retravaillables. Sans compter que c’est aussi écologique. La numérisation peut être très simple avec un logiciel pratique.

Pour finir, les people managers sont actuellement encore trop souvent le pivot du planning. Quiconque a une question doit s’adresser à eux. Cette communication concentrée prend énormément de temps aux managers mais les travailleurs trouvent également ça pesant et préféreraient obtenir réponse sans intervention de leur manager. Ici également, on constate que les portails de service en ligne pour les collaborateurs s’intègrent de plus en plus dans la vie d’entreprise.

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