Avec son événement annuel, Fiesta Mundial veut toucher un maximum de monde et éveiller leur conscience sociale et durable de manière agréable.

"Notre but est de trouver un équilibre harmonieux et durable entre le souci des personnes et de la planète et la répartition des ressources", explique Guy Bylemans. "Nous travaillons avec plusieurs partenaires de la région afin de stimuler la cohésion entre les différentes couches de la population. Fiesta Mundial fait passer un message positif sur un monde en mutation à travers une succession de représentations, workshops, animations, initiations (à la danse), etc. et s'adresse à un public très large. Pour l'organisation, y compris le montage et le démontage du site, nous faisons appel à des bénévoles qui font souvent partie d'associations locales évoluant également dans la mouvance d'une meilleure cohésion Nord-Sud. Au total, cela monte à environ 500 collaborateurs qui prestent tous ensemble quelque 5.000 heures de travail et accomplissent littéralement des centaines de tâches. Autrefois, nous nous creusions la tête pendant des heures avec des fichiers Excel pour maintenir un planning clair. Cela nous demandait énormément de temps et encore plus d'efforts pour enregistrer tout le monde, informer chacun de ses tâches, assurer le suivi, etc. Nous avions clairement besoin d'un logiciel spécifique et Beeple, que j'ai découvert tout à fait par hasard, avait ce qu'il nous fallait. Ils ont résolu notre problème de planning, nous permettant d'épargner pas mal d'énergie et d'efforts que nous avons dès lors pu concentrer sur le festival lui-même".

Beeple est une solution inventive dans le cloud, permettant aux organisateurs d'améliorer la rapidité et l'efficacité de leurs plannings.

"Beeple a mis l'événement 'à disposition' dans le cloud et transformé les diverses tâches en postes à pourvoir. Les personnes pouvaient s'enregistrer elles-mêmes et indiquer les tâches qu'elles souhaitaient accomplir. L'outil nous a permis d'établir un planning ciblé couvrant toute la période de montage, l'événement et même le démontage – soit environ dix jours. Grâce à Beeple, nous avons pu assigner efficacement les tâches et compter sur un rapport clair. Les gens étaient informés automatiquement de leurs attributions par mail, savaient ainsi précisément où et quand ils devaient se présenter et ce que l'on attendait d'eux. L'outil nous a également permis de scanner les collaborateurs et de noter les heures de début et de fin de service afin de calculer facilement les heures prestées par chaque association. Comme toutes ces données se trouvent dans le cloud, les organisateurs peuvent facilement établir à tout moment un état des lieux correct. L'implémentation du logiciel nous a littéralement épargné des mois de travail. En outre, c'est une solution tout à fait abordable, ce qui n'est pas négligeable pour une asbl".

www.beeple.eu