La compétition de teambuilding de la ville de Malines entre dans sa dernière ligne droite avec cinq finalistes. Ceux-ci étaient représentés à notre table ronde par Steve Roose (Event Mosaic), John Verstuyft (Perfect+), Jan Gheyle (De Gouden Kooi), Gert Vansintjan (Geoteam) et Stephanie Le Clef (Event Masters). Pour la plupart d'entre eux, participer à cette compétition était une évidence. 
Steve Roose (Event Mosaic): "Nous avons notre bureau en Flandre orientale et occidentale, mais nos clients nous demandent régulièrement de nous rendre à Malines. Malines bénéficie d’une localisation rêvée, entre Anvers et Bruxelles, à proximité de l'aéroport, et ce n'est pas trop loin non plus pour les clients néerlandais. C'est pourquoi nous voulions travailler sur une formule basée sur la ville. Cette compétition tombait donc à point nommé."
John Verstuyft (Perfect+): "Malines a en effet beaucoup à offrir. Lorsque j’y suis venu la première fois il y a environ 20 ans, la ville n’avait pas si bonne réputation. Mais beaucoup de choses ont changé. On y trouve de jolies pistes cyclables, des parcs, de bons restaurants... De plus, c'est aussi une ville qui veut participer dans le domaine des teambuildings. Souvent, les clients ne pensent pas directement à Malines. Mais une fois que vous en parlez, cela les intéresse vraiment."
Gert Vansintjan (Geoteam): "Nous connaissons Malines pour nos activités de teambuilding depuis de nombreuses années. Nous y organisons des activités plusieurs fois par mois. Cela reste une chouette ville à découvrir, une expérience que nous voulons également faire vivre aux clients."
Jan Gheyle (De Gouden Kooi): "C’est pourquoi nous y avons démarré nos escape rooms il y a sept ans, et nous y avons même ouvert une seconde filiale. Lorsque votre propre ville lance une telle initiative, il serait naturellement insensé de ne pas y participer."

Redémarrage réussi

L'an dernier, les organisateurs de teambuildings ont enfin pu tourner le dos au spectre du Covid. En 2022, leurs activités ont (re)démarré sur les chapeaux de roue.
Steve Roose: "Pendant le Covid, nous nous sommes parfois posé la question suivante: les entreprises voudront-elles quand même encore inviter leurs collaborateurs à des événements? Nous n'aurions pas dû avoir cette crainte, car la réponse est un ‘oui’ retentissant. Dans certains cas, même plus qu'avant. Les télétravailleurs sont encore et toujours nombreux, de telle sorte que certains ont à peine déjà rencontré leurs nouveaux collègues. Nos concepts offrent alors une solution idéale. L'importance des teambuildings n'a assurément pas diminué, bien au contraire."
John Verstuyft: "L'an dernier, dès que nous avons été autorisés à reprendre le travail, cela a vraiment explosé. Les gens voulaient échanger les activités en ligne contre des rencontre physiques. Nous avons donc enregistré une meilleure année qu'avant le Covid, et cette tendance se poursuivra en 2023. Même si le beau temps s’est un peu fait attendre."
Jan Gheyle (De Gouden Kooi): "Chez nous, c'est souvent l'inverse. Avec nos escape rooms, nous proposons évidemment une belle alternative pour les jours de pluie. Mais avec notre escape walk, nous pouvons désormais aussi organiser des activités en extérieur."
Gert Vansintjan (Geoteam): "On remarque que les gens attendent souvent les premiers beaux jours avant de penser à sortir. Mais une fois que le soleil est là, ils veulent naturellement pouvoir faire quelque chose rapidement. Les grands projets de l'automne sont généralement planifiés bien à l'avance, mais pour le reste, notre secteur doit tout de même souvent faire face à des demandes de dernière minute."

“Les télétravailleurs sont encore et toujours nombreux, de telle sorte que certains ont à peine déjà rencontré leurs nouveaux collègues. Nos concepts offrent alors une solution idéale.” – Steve Roose

Demandes de dernière minute

Le mot est tombé: les demandes de dernière minute... Un concept abordé depuis de nombreuses années lors de pratiquement toutes les tables rondes relatives au secteur événementiel. Mais, même si les conditions sont loin d'être idéales, les agences acceptent généralement de relever le défi.
Stephanie Le Clef (Event Masters): "Le teambuilding est souvent le dernier élément du programme auquel les entreprises pensent: elles réservent une salle de réunion, un hôtel, etc. Mais elles constatent ensuite qu’il leur reste encore 1h30 à combler. C’est alors qu’elles nous appellent."
John Verstuyft: "C'est aussi un peu de notre faute, quelque part. Les clients fidèles savent que nous allons toujours au bout des choses. Ils partent du principe qu'ils peuvent toujours faire appel à nous. Il est déjà arrivé qu’on appelle le matin pour organiser une activité le soir. Lorsque vous avez de la place dans votre agenda, vous acceptez alors de le faire."
Steve Roose: "Mais si cela met le reste en péril, il faut aussi oser dire non. Nous essayons de garder des possibilités pour aider nos clients fidèles. L'an dernier, il a cependant vraiment fallu passer de l’un à l’autre, et chaque fois juste à temps. Il n’était alors plus possible d’ajouter quoi que ce soit. Nous sommes aujourd’hui devenus plus prudents à ce niveau."
Stephanie Le Clef (Event Masters): "Mais il y a aussi des clients qui planifient à temps. L'an dernier, il y avait une énorme pénurie de sites. Tout le monde voulait réserver des nuitées au même moment. Il n'y avait pas de chambres, pas de salles, pas de sites événementiels... Les clients en ont tiré les leçons, de telle sorte qu’ils planifient maintenant plus longtemps à l'avance."

Défis post-Covid

Même si le secteur du teambuilding tourne à nouveau à plein régime, il reste encore des différences marquantes par rapport à la période pré-Covid.
John Verstuyft: "Je remarque que tout devient plus compact. Si, avant, les entreprises prévoyaient une sortie de trois jours, le programme est désormais souvent regroupé sur deux jours. Au lieu de 3 ou 4 heures, on prévoit encore seulement 1h30 de teambuilding. Ce que nous pouvons accepter dans une certaine mesure, mais nous voulons naturellement aussi continuer à proposer de la qualité."
Stephanie Le Clef: "Le nouveau calendrier des vacances scolaires en Belgique francophone a également un impact sur notre travail. Les entreprises doivent désormais tenir compte de deux rythmes de vacances, ce qui signifie que les activités sont souvent plus concentrées sur certaines semaines."
John Verstuyft: "En raison du Covid, de nombreux grands restaurants avec lesquels nous collaborions ont également disparu et été remplacés par d'autres concepts. De telle sorte que, dans certaines villes, il est devenu plus difficile de manger qualitativement avec des grands groupes."
Steve Roose: "De plus, la Belgique est devenue particulièrement chère, ce qui nous complique la tâche sur le marché international. Lorsque vous allez manger avec un groupe – apéritif, menu trois services, vin et café –, il faut déjà chercher pour encore s’en sortir avec 85 euros. En Espagne, vous pouvez faire la même chose pour 45 euros. Heureusement, nous pouvons encore et toujours jouer la carte maîtresse de notre localisation centrale, d’autant plus maintenant que de plus en plus d'entreprises internationales optent pour des déplacements en train."
Stephanie Le Clef: "Toutes sortes de coûts ont augmenté ces dernières années. Mais nous constatons que certains clients n'ont pas évolué en termes de budget. Ils escomptent que nous puissions toujours maintenir les budgets de 2019. Ce n’est malheureusement pas possible. Autre gros problème post-Covid: l'énorme pénurie de cars, car les sociétés de cars n'ont pas été en mesure d'investir ces dernières années."
John Verstuyft: "J'ai récemment dû contacter pas moins de 25 sociétés afin de trouver un car pour effectuer un déplacement entre Gand et Sint-Niklaas. C'est donc vraiment devenu un problème."

“Toutes sortes de coûts ont augmenté ces dernières années. Mais nous constatons que certains clients n'ont pas évolué en termes de budget.” - Stephanie Le Clef

Tendances au niveau du contenu

Nous avons jusqu'à présent principalement abord l'aspect pratique des teambuildings, mais on note aussi des tendances et des évolutions évidentes au niveau du contenu.
Steve Roose: "J'ai l'impression que l’on se penche de plus en plus sur l’aspect humain. Comment quelqu'un se sent-il au sein d'une entreprise et comment pouvons-nous intervenir avec nos programmes? Les gens choisissent une entreprise pour l’ambiance qui y règne, pas pour quelques euros de plus... La culture d'entreprise devient de plus en plus importante, et le teambuilding s'y intègre parfaitement."
John Verstuyft: "La durabilité et l'écologie restent également des valeurs importantes. Mais vous ne pouvez pas amener celles-ci d’une façon donneuse de leçons et contraignante. Parce que les collaborateurs y sont déjà confrontés au quotidien. Il s'agit donc d'intégrer ces valeurs dans le teambuilding de manière ‘sous-cutanée’."
Stephanie Le Clef: "Je remarque aussi un gros changement en termes de neutralité de genre et d'inclusion. Certains clients demandent par exemple de laisser tomber les salutations du type ‘mesdames,  messieurs'. Ils demandent également de ne pas donner des instructions contraignantes, mais d'inviter les participants... Certains clients nous soumettent même des chartes, parfois très étoffées."
John Verstuyft: "Il faut parfois s’adapter. Surtout lorsque vous introduisez vos activités de la même manière depuis 20 ans... Vous perdez alors un peu de cette spontanéité. Si cela n'a pas d'importance pour certains clients. Avec d'autres, il faudra par contre vraiment faire attention. Même une blague bien intentionnée pourra mal tourner. Heureusement, les clients se rendent également compte que nous nous trouvons ici dans une phase de transition. Ils ne vous réprimandent dès lors pas de façon trop véhémente. Ils envoient juste un e-mail poli par la suite avec le message 'un petit conseil peut-être pour la prochaine fois...'."
Steve Roose: "Nous constatons également que certains clients veulent se débarrasser de l’aspect compétition."
Stephanie Le Clef: "Nous avons des concepts qui ont vraiment été élaborés pour atteindre un objectif commun. La collaboration inter-départements est devenue encore plus importante après le Covid."
John Verstuyft: "Cet esprit de compétition reste toutefois présent chez la plupart des gens. Pour donner un exemple: nous proposons deux versions de notre activité Climate Game. Une où chaque équipe doit réduire sa propre empreinte, et une visant à réduire le plus possible l'empreinte commune. Lorsqu’une entreprise opte pour cette seconde option, on remarque que les équipes viennent nous demander par la suite comment elles se sont comportées par rapport aux autres. L’aspect compétition finit donc tout de même par ressortir."

Gert Vansintjan: "L'esprit de compétition fait en effet partie de la nature de l'homme. Nous remarquons cela à travers les concepts où les équipes sont censées collaborer, mais ne veulent pas toujours partager les informations."

Les objectifs des teambuildings

Qu'attendent exactement les clients d'un teambuilding? Tout simplement faire passer une journée agréable à l'équipe? Ou veulent-ils aussi travailler plus en profondeur?
Stephanie Le Clef: "Généralement, les clients ont tout de même un objectif défini. Surtout lorsque vous creusez un peu, vous remarquez qu'ils ne recherchent pas uniquement du ‘fun’. Ils ont généralement défini un thème sur lequel ils veulent travailler, de même que certaines valeurs que nous devons intégrer."
John Verstuyft: "Chez nous, la répartition doit être d'environ 50-50. Après le Covid, les clients recherchaient surtout du fun, parce que les gens voulaient être ensemble, mais c’est en train de changer. Cependant, le fun reste encore l’objectif principal pour la plupart de nos activités."
Steve Roose: "J'aime plutôt parler d'accessibilité. L'activité doit être accessible et faisable pour tout le monde. Le concept doit être transparent et ne pas nécessiter trop d'explications pour commencer. Ensuite, l’aspect fun est toujours présent."
Stephanie Le Clef: "C'est nous qui connaissons le mieux nos produits, et c'est à nous de trouver le ‘perfect match’. Nous devons analyser les besoins des clients et les faire coller à notre portefeuille d’activités. Il faut dès lors être capable d'écouter attentivement ce que le client recherche."
Gert Vansintjan: "Il y a plusieurs critères qu’il faut vérifier avec le client. S'agit-il de s'amuser et apprendre à se connaître le temps d'un après-midi? Ou est-il également important d’inciter un peu à la communication? Sur base de cela, vous pourrez déterminer la formule la plus adaptée au client."

“Je remarque que tout devient plus compact. Si, avant, les entreprises prévoyaient une sortie de trois jours, le programme est désormais souvent regroupé sur deux jours.” - John Verstuyft

Le succès grâce à des concepts forts et une exécution solide

La plupart des fournisseurs d'activités de teambuilding tentent de se démarquer par des concepts originaux. Mais l’encadrement professionnel de l'activité peut également faire la différence.
Stephanie Le Clef: "Notre agence a développé une cinquantaine de concepts. Un nouveau concept peut naître de la demande d'un client ou d'un besoin décelé par nos soins. Chaque année, nous développons maximum deux nouveaux concepts. Car cela prend aussi du temps à l'équipe de production."
John Verstuyft: "Parfois, je me dis: cette semaine, je vais me concentrer sur un nouveau concept. Mais cela ne me mène souvent pas très loin. Les demandes et les devis sont prioritaires. Le principal critère est qu'un nouveau concept doit être innovant et doit apporter une valeur ajoutée. De plus, les concepts existants évolueront également. Le concept de base reste le même, mais le contenu – par exemple au niveau des technologies – change. Les concepts forts doivent évoluer avec le temps et l'esprit du temps."
Gert Vansintjan: "Les concepts de base forts sont là, mais on peut les adapter en termes de contenu. Ce que nous faisons aussi souvent, c'est personnaliser le concept pour le client. En fait, vous avez ainsi une sorte de nouveau produit par événement. Pour nous, il n'est donc pas indispensable de lancer un nouveau produit chaque année."
Steve Roose: "Il arrive évidemment que différents fournisseurs proposent des concepts similaires. Mais la manière de les proposer joue aussi un rôle. Tous les Highland games ne sont pas identiques. C'est le nombre de personnes et les moyens que vous déployez qui font la différence. Oui, aussi au niveau du prix. Mais les clients possédant une certaine expérience apprécieront."
John Verstuyft: "Parfois, le comportement de ‘shopping’ des clients est si marqué qu’ils regardent uniquement aux prix. Mais vous pouvez alors vous demander ce que veut réellement ce client."
Jan Gheyle (De Gouden Kooi): "Nous remarquons aussi que tout et tout le monde se revendique aujourd’hui ‘escape game’. Probablement parce que c’est à la mode et que cela plait bien. À nous, dès lors, de nous démarquer. Nous n'avons qu'un seul produit, mais avec lequel nous allons all the way. Cela nous a d’ailleurs déjà valu plusieurs distinctions internationales."