The Oval Office soutient l’OVAM dans l'organisation du World Resources Forum
08 mars 2019Le World Resources Forum s’est tenu du 24 au 27 février au Flanders Meeting & Convention Center, situé en plein coeur d’Anvers. Après une séance d’ouverture en présence de Sa Majesté la Reine, les 750 participants venant de 60 pays différents ont réfléchi ensemble à des solutions au changement climatique dans le domaine de l’économie circulaire. La Société publique de gestion des déchets de la Région flamande (OVAM) - hôte et co-organisatrice du World Resources Forum 2019 - a choisi The Oval Office comme partenaire de communication live, pour assurer le processus de pré-qualification jusqu’à la conférence elle-même.
Pré-qualification
L’OVAM et The Oval Office collaborent déjà depuis 2017, lorsque l'OVAM a souhaité poser sa candidature pour organiser le World Resources Forum 2019. The Oval Office a donc élaboré le cahier de candidature et, une fois le congrès attribué à l'OVAM, a conseillé sur le budget, la communication et la constitution du dossier sponsoring.
Coordination d’un congrès de 4 jours
En étroite concertation avec l’OVAM et la FMCCA, l'équipe de The Oval Office - en tant que PCO - était responsable de la gestion et l’organisation du congrès du dimanche 24 au mercredi 27 février. Le bureau a coordonné pas moins de 3 sessions plénières, 9 sessions d’experts, 41 ateliers, 9 événements parallèles, 8 visites d’entreprise et 4 événements networking.
En outre, The Oval Office a également pris en charge le volet sponsoring et s’est occupé de sélectionner les intervenants et les conférenciers. Avant le congrès, l’équipe s’est occupé de constituer le dossier sponsoring et de réserver les vols et les nuits d'hôtel prévus pour les conférenciers internationaux. Sur place, les invités ont été reçus et informés par l’agence. L’équipe a également assuré un contact permanent et fluide avec les sponsors et les exposants, avant et pendant l’événement.
Relations presse et community management
L’équipe des relations publiques et de content marketing de The Oval Office a également soutenu l’OVAM dans la mise en place et le suivi des relations de presse (inter)nationales à l’approche et pendant le World Resources Forum. Lors des différentes sessions, l’agence était également responsable du community management sur Twitter.
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