Début septembre, Experience magazine a convié à Bruxelles quatre spécialistes du teambuilding : Johnny Machiels d’Event Masters, Sven Stevens d’Event Mosaic, Hendrik Vandermarliere de The Outsider et Geert Debusschere d’Ecco La Luna. Compte-rendu d'une après-midi instructive…

Travailler autour d'un message

Nous commençons directement par dissiper un malentendu. Un teambuilding est bien plus qu’une après-midi ‘plaisante’ entre collègues.
Johnny Machiels : “Beaucoup de clients confondent team-event et teambuilding. Un team-event n’est en fait rien de plus qu’une chouette manière de passer du temps ensemble. Ce n’est que lorsque vous travaillez sur base d'un plan de communication ou d’un objectif à atteindre que l’on parle de teambuilding. Un teambuilding doit poursuivre certains objectifs. Vous devez faire passer un message. Parfois, vous demandez au client ‘quels sont précisément vos objectifs ?’ et il vous répond ‘comme l’année dernière’. Mais que vise-t-on, que veut-on voir changer ?”
Sven Stevens : “Chez nous aussi, on constate fréquemment que les clients n'ont rien de précis en tête. Souvent, ils vous disent ‘faites quelque chose pour ce budget’. Rares sont les entreprises à dire : ‘nous voulons ce teambuilding parce que nous en sommes là et que nous voulons aller ici’.”
Geert Debusschere : “Effectivement, il faut discuter avec le client et le questionner progressivement pour avoir une idée de ce qu’il veut atteindre.”
Johnny Machiels : “Nous avons aussi régulièrement des clients qui disent : je veux ce concept. Mais il se peut que le concept en question ne corresponde pas à l’objectif visé. Nous avons 70 concepts dans notre portfolio, mais ils sont tous différents en termes de dynamique et de l’objectif qu’ils permettent d’atteindre. C’est pourquoi nous écoutons d’abord le client, ce qu’il veut précisément. Une entreprise doit avoir un planning à plus ou moins long terme. C’est dans ce cadre qu’il faut envisager les teambuildings.”
Geert Debusschere : “Ce qui manque chez les clients, c’est qu’ils n'ont parfois aucune idée de comment ce stimulant doit s’intégrer dans un ensemble plus vaste. Quels sont les projets pour ces personnes d’ici 2 à 3 ans ? Ce capital humain devrait faire l'objet d’une politique. Tant au niveau de l’équipe que de l’individu. Nous voulons accompagner les entreprises dans la planification de leurs teambuildings, de leur formation et de leur divertissement. Quelle est la volonté derrière le tout, quand est prévu le prochain stimulant et comment coupler le plan de développement personnel de ses collaborateurs à l’équipe ?”
Hendrik Vandermarliere : “Cela revient à comprendre ce que veut précisément le client. Cherche-t-il simplement un intermède de détente informel ou veut-il y intégrer des objectifs spécifiques ? Cela peut prendre des formes très variées : une action marketing, améliorer la communication entre les départements, une journée famille, un meetincentive, un objectif social ou mettre en avant les valeurs de l’entreprise… Si on souhaite y associer effectivement des changements de comportement avec une fondation théorique, nous le redirigeons alors volontiers vers une agence de formation. Nous pouvons éventuellement aider à faire correspondre les demandes posées avec cet objectif, en concertation avec les coaches.”

Budget réaliste

Un teambuilding réussi n’a pas seulement besoin d'un message clair, il faut aussi pouvoir travailler avec un budget réaliste.
Geert Debusschere : “Ces dernières années, les budgets consacrés aux teambuildings sont à nouveau un peu plus élevés. Après la crise, la circonspection était de mise et on préférait faire certaines choses en interne. La tendance semble aujourd'hui s'inverser. D’un autre côté, il y a encore des entreprises qui ne comprennent pas qu’avec 25 euros, on ne peut pas faire beaucoup plus qu’une partie de bowling et un spaghetti. Récemment, un client voulait rogner sur le verre de bienvenue mais on constate que c’est vécu comme une petite déception par les participants et ce dès le début de la journée.”
Johnny Machiels : “Notre tâche est de bien faire comprendre à la personne de contact quand un budget est irréaliste. Et quand le budget est tout juste suffisant, vous devez expliquer clairement qu'il ne faut pas attendre un teambuilding super haut de gamme. La perception d'un participant est très importante. Un teambuilding peut être excellent, si le repas après n’est pas bon, c’est ce qu’on retiendra principalement.”
Sven Stevens : “Il est important de bien expliquer le budget et de statuer clairement sur ce qui est possible ou non. Si vous faites bien le détail, le client comprend pourquoi on arrive à un certain montant et il est plus prompt à l’accepter. Car souvent, il ne se représente pas tout le travail nécessaire.”
Hendrik Vandermarliere : “Avec The Outsider, nous avons délibérément choisi de travailler sur des sites événementiels propres. Cela nous permet de pratiquer des tarifs plus doux car beaucoup de choses sont déjà présentes sur place. Nous n’avons pas besoin d’avoir recours à de la logistique ou des activités externes, ce qui nous permet d’économiser sur les frais et les commissions. Si le client préfère tout de même un lieu externe, le prix est évidemment différent.”

Impact durable

Un teambuilding réussi peut avoir un impact sérieux sur l’équipe et l’entreprise.
Johnny Machiels : “L’année dernière, nous avons été contactés par une entreprise confrontée à un problème spécifique : certains collaborateurs étaient trop silencieux lors des réunions et se tenaient en retrait. Nous y avons consacré toute une journée et une des activités était une initiation au haka. Et c’est resté : apparemment, il leur arrive parfois de commencer une réunion par un haka, pour retrouver cette dynamique. Les effets de ce teambuilding perdurent donc encore après un an.”
Sven Stevens : “C’est chouette de voir les gens participer à la création d’une histoire tout au long de la journée. Quand on compare le début et la fin d'une journée, on voit que les gens se sont rapprochés, qu'ils ont partagé une expérience.”
Johnny Machiels : “Nous ne prétendons pas changer les comportements en une après-midi, bien sûr. Tout ce que nous pouvons espérer, c’est éveiller quelque part une conscience. Si nous pouvons atteindre ça, c’est déjà un grand pas. Ensuite, on peut encore passer aux formations, etc.”
Geert Debusschere : “Parfois, un teambuilding est supprimé pour raison budgétaire mais les entreprises doivent aussi réaliser les coûts quand on n’organise pas quelque chose. L'impact que ça a quand vous dites à votre personnel : cette année, nous n’investissons pas dans un événement d’équipe. Quand les temps sont difficiles, il faut oser investir.”
Sven Stevens : “Les teambuildings offrent de beaux moments qui marquent les mémoires. ‘L’année dernière, on a fait ça, l’année d’avant, c’était ça...’. Souvent, les participants en parlent pendant des années. Il ne faut pas sous-estimer l’impact d’un teambuilding.”
Hendrik Vandermarliere : “Tout l’art consiste évidemment à être créatif et à continuer à innover. C’est notre job de repérer les nouveautés : salons, étranger, intuition, oser réfléchir et rêver.”
Johnny Machiels : “L’ambiance de travail est importante pour la productivité. Certaines entreprises en ont bien conscience et créent un cadre agréable mais d’autres ne s’en préoccupent pas du tout. Pensez à votre équipe, croyez en elle, ne pensez pas uniquement aux chiffres... ils suivront si l’équipe fonctionne bien.”

Tendances en teambuilding

Les thèmes autour desquels s’articulent un teambuilding évoluent aussi avec le temps.
Geert Debusschere : “Nous notons une demande plus importante d'entrepreneuriat socialement responsable... Les gens veulent faire quelque chose qui a aussi un impact en dehors de l’équipe. Il existe de programmes sur la nature et les forêts, en rapport avec les réfugiés, etc.”
Johnny Machiels : “Vous travaillez ainsi sur plusieurs niveaux : vous faites quelque chose de bien pour l’équipe mais vous rendez aussi quelque chose à la société. En outre, ces programmes ne sont pas parmi les plus chers. Il y a plus de demande mais ça ne signifie pas que c’est facile. Les ONG ne se battent pas pour ouvrir leurs bureaux à des groupes qui veulent venir en teambuilding.”
Sven Stevens : “Il y a deux ans, l’énergie verte était très en vogue, avec des visites de parcs éoliens ou la conduite de voitures électriques. Aujourd'hui, cela ralentit un peu. Les tendances se succèdent rapidement. Cela dépend beaucoup de ce dont on parle aux infos et à la télévision. Je pense que le thème des déchets devrait bientôt gagner en importance.”

Prendre et donner

Au niveau du timing aussi, on note une évolution claire.
Johnny Machiels : “Avant, les teambuildings avaient souvent lieu le weekend. Des meetings de deux jours et une journée de teambuilding. Aujourd'hui, un teambuilding dure 2 à 3 heures. Le temps alloué a donc fortement diminué. Les gens ne veulent plus participer à des teambuildings le weekend, à l’heure actuelle, les jours de congé sont sacrés.”
Sven Stevens : “Quand c’est une petite entreprise où tout le monde se connaît, je pense que c’est plus facile. Dans les grandes entreprises, c’est plus compliqué car il y a peut-être moins de contact.”
Geert Debusschere : “C’est une question d'équilibre entre prendre et donner. Si on veut que les gens se déplacent un jour de congé, il faut leur donner le sentiment qu’ils reçoivent autant que ce qu'ils investissent. Ils doivent recevoir quelque chose qui vaut la peine en échange du temps consacré.”
Hendrik Vandermarliere : “Nous constatons aussi que les gens se rendent moins volontiers à un teambuilding non-rémunéré le weekend. On voit un changement net dans les mentalités par rapport à il y a 10 ans. C’est ce qui fait que nous organisons aujourd’hui davantage de moments de teambuilding plus courts. Nos activités doivent être conçues et différenciées de manière à faire résonner quelque chose chez tous les participants et les encourager à s’impliquer dans le teambuilding.”

Rallier tout le monde

Naturellement, il est important d'impliquer chaque participant dans un teambuilding. Et ce n’est pas toujours évident.
Sven Stevens : “Généralement, il y a dans l’entreprise une personne responsable de l’organisation du teambuilding. On constate souvent que cette personne considère les choses uniquement de son propre point de vue et choisit une activité qui lui plaît. Alors qu’il faut prendre tout le groupe en compte.”
Johnny Machiels : “Cela peut être problématique, surtout au niveau sportif. Tout le monde n’aime pas le VTT. Cela peut même être très frustrant et contreproductif. Il est donc très important de bien observer les participants. Il faut s’assurer que tout le monde puisse y trouver son compte et passer un bon moment, du jeune collaborateur IT fraîchement diplômé à la secrétaire de direction qui prend sa retraite la semaine prochaine. Tout commence par une bonne écoute pour bien définir le groupe cible et mettre en place les bons concepts pour que tout le monde puisse participer.”
Sven Stevens : “L’enthousiasme n’est pas non plus toujours pareil chez tout le monde face aux activités plus ludiques. Dans une entreprise saine, vous constaterez que chacun(e) va faire de son mieux pour participer même si ça ne leur plaît pas du tout. Au final, tout le monde joue le jeu mais il faut parfois une demi-heure pour se lâcher un peu au milieu des collègues avec qui on entretient normalement des rapports sérieux.”
Johnny Machiels : “Les gens n’aiment pas sortir de leur zone de confort. On en voit parfois certains à l’écart. Je vais généralement les voir pour déterminer la raison et si on peut y faire quelque chose. Mais souvent ce sont les plus enthousiaste pour attraper leur GSM à la fin de l’activité et faire un selfie.”
Geert Debusschere : “Souvent, le travail et le smartphone sont des freins qui empêchent de s’immerger vraiment dans l’événement. À plusieurs reprises, nous avons convenu que tous les participants devaient nous remettre leurs téléphones au début de l’activité. À chaque fois, le succès a été au rendez-vous.”

Avec nos remerciements à tous les participants et à Emirates pour la mise à disposition du lieu.

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www.theoutsidercoast.be