La collaboration entre Panama Events et le Zoute Grand Prix a eu une évolution très organique. “Étant fasciné par les voitures, cela fait des années que je suis fan du Zoute Grand Prix et j’y ai régulièrement assisté”, raconte Nikolas Andries. “Cela faisait longtemps que je connaissais les organisateurs car nous avions déjà travaillé à plusieurs reprises sur d’autres projets avec leurs entreprises. Au fil du temps, un intérêt s’est développé pour une possible collaboration sur le Zoute Grand Prix. Je pense qu’au final, c’est notamment l’organisation et la prise en main du ‘Grand Départ’ du Tour de France et du volet hospitality VIP du Tour des Flandres qui les ont convaincus de notre expertise et de notre savoir-faire en matière de très grands événements. À travers ces événements, nous avons démontré que nous sommes capables de mener à bien des projets de cette ampleur, avec goût et le souci du détail.”

Lieux divers

Le rôle de Panama Events consiste à prendre en charge l’organisation, la production et l’accueil des infrastructures VIP pendant les quatre jours. “L’événement est réparti sur trois lieux : le chapiteau sur l’Albertplein, le Drivers Club et le chapiteau au Royal Zoute Golf Club, où nous avons à nouveau installé une tente VIP grand luxe et démontré la force de notre réflexion conceptuelle. Concrètement, cela signifie que nous montons des chapiteaux VIP à trois endroits différents, que nous les aménageons et les décorons de A à Z et que nous y assurons l’hospitality VIP pendant quatre jours. Nos attributions hospitality incluent l’accueil et l’accompagnement des invités VIP, ainsi que la coordination du catering, de la signalisation et de la mobilité. Vient encore s’ajouter à cela un chapiteau indépendant que nous montons sur l’Albertplein pour notre client Jaguar, où nous accueillons et accompagnons également les VIP, les concessionnaires et les clients et leur fournissons toutes les informations nécessaires.” 

21 événements sur 4 jours

Quatre journées intensives comme celles du Zoute Grand Prix ne manquent évidemment pas de défis à relever. “Tout commence par un planning bien pensé, mettant les bonnes personnes au bon endroit. Quand ce volet est correctement réglé, vous limitez les problèmes au minimum. Ce qui n’enlève rien au fait qu’un tel événement recèle son lot de défis. À commencer par les deadlines serrés, que ce soit pour le montage, les événements ou le démontage. Le temps est très limité et cela demande beaucoup d’efforts à notre équipe de production. Sans oublier l’enchaînement des différents événements. Un événement seul constitue déjà un défi ; pendant le Zoute Grand Prix, nous devons en assurer 21 sur 4 jours et à 5 endroits différents. Cela demande, comme nous le disions, un planning parfait mais aussi une équipe en harmonie parfaite, qui pense en termes de solutions et qui est prête à donner ce ‘petit plus’ qui fait la différence.”

Souci du détail

Il ne faut pas non plus sous-estimer les exigences de qualité qui vont de pair avec un événement d’un tel prestige, et l'implémentation des nombreux sponsors et partenaires. “Nous devons avoir l'œil pour le plus petit détail et réfléchir comment donner à chaque partenaire et sponsor la visibilité qu'il attend. Pour terminer, l’aspect logistique est d’une grande complexité : pendant le montage, les transformations et le démontage, nous coordonnons plus de 200 fournisseurs différents qui se réfèrent tous à nous quand ils ont besoin d’aide et nous encadrons environ 7.500 VIP et invités. Un tour de force qui exige énormément de notre équipe mais aussi des hôtes et hôtesses. Il est donc logique d’être fiers de ce que nous accomplissons ici chaque année.”

Passion et dévouement

La patte de Panama Events est clairement reconnaissable dans l’encadrement VIP du Zoute Grand Prix. “Nous croyons beaucoup aux détails car c’est à ça qu'on reconnaît la passion et le dévouement d'une agence événementielle. Notre volonté est d'offrir à chaque fois une expérience unique, tant au client qu’au visiteur. Le souci du moindre détail est indispensable et se traduit aussi bien dans le choix du bon verre à vin pour le dîner et des plantes adéquates pour la salle que dans l’éclairage des lieux, à l’intérieur comme à l’extérieur. Mais le design de l’invitation, l’accueil réservé aux invités, l’originalité des badges d’identification ou la signalisation vers l’événement sont également des facteurs qui contribuent à faire la différence entre bon et excellent.”

Immerger les participants dans l’événement

Un aménagement élégant des différentes infrastructures est indissociable de ce souci du détail. “Là aussi, on reconnaît distinctement notre touche. Si vous étiez là cette année, vous avez certainement vu le soin particulier apporté aux finitions, à l’aménagement et à la décoration des infrastructures VIP. Avec le bon aménagement, vous créez effectivement une certaine atmosphère et un certain cadre, mettant les gens dans le bon état d’esprit pour adhérer à votre concept. Car chaque événement raconte une histoire unique, qui doit être cohérente de A à Z. Ce qui m’amène à mon dernier point : une organisation carrée et un event flow en phase sont également typiques de Panama. Depuis le moment où vous recevez l’invitation jusqu’au moment où vous quittez l’événement, tout s’enchaîne à la perfection et tout est réfléchi pour garantir un flux clair et logique qui colle impeccablement au message de l’événement.”

Les autres atouts de Panama

Au Zoute Grand Prix, Panama démontre une fois de plus son expertise au niveau des grands événements. “Mais soyons clairs, cela ne veut pas dire que nous ne faisons que ce genre de grands événements. Panama organise aussi des événements plus modestes, tels qu’incentives, fêtes du personnel, roadshows et stands pour salons - ce qui nous mène à environ 200 organisations par an. En ce qui concerne le Zoute Grand Prix, nous en sommes à notre troisième édition et cela reste un sentiment formidable de pouvoir participer à ce rassemblement absolument unique. Il va de soi que nous espérons encore être de la partie pour de nombreuses années”, conclut Nikolas Andries.