Cette feuille de route a été présentée au secteur événementiel lors d'un événement de lancement le 19 juin dernier. La présence de Jo Brouns, ministre flamand de l'Économie, de l'Innovation, de l'Emploi, de l'Économie sociale et de l'Agriculture, souligne l'importance de ce lancement. "Nos entreprises flamandes sont à la pointe en matière d’organisation d’événements", explique le ministre. "Qu'il s'agisse de nos festivals ou de nos grandes compétitions sportives, les gens viennent du monde entier pour observer nos événements, qui deviennent même des produits d'exportation. Évidemment, notre secteur événementiel doit aussi continuer à innover afin de conserver son leadership. Rien n'aura plus d'impact au cours des prochaines années que l'essor de l'Intelligence Artificielle. Par exemple pour automatiser les tâches répétitives ou chronophages, ce qui permettra précisément de libérer de la main-d'œuvre rare pour créer du ressenti et travailler de façon économique. Le domaine de l'analyse des données revêt également un gros potentiel pour limiter le plus possible les risques lors de grands événements."

Inventaire des outils d'IA

La feuille de route a été lancée sous la forme d'une plateforme en ligne renfermant des dizaines d'outils d'IA, répartis dans les catégories suivantes: 'pré-événement', 'événement', 'post-événement' et 'global'. "La feuille de route a été rendue la plus accessible possible pour le secteur, avec un mode d’emploi, des explications sur le ROI et un exemple par outil", explique Katrien Meert, coordinatrice du projet et responsable formation en marketing à HOGENT. "Les outils que nous avons inventoriés et que nous proposons sur la plateforme ne sont pas trop chers et sont principalement des outils ‘made in Belgium’. Avec ceux-ci, nous visons les nombreuses plus petites organisations avec des budgets plus limités. Notre groupe cible était majoritairement constitué d'entreprises B2B, c'est-à-dire d'organisateurs de congrès, de séminaires, etc."

Travailler plus efficacement

Stijn Snaet d’Event Confederation entrevoit des avantages en termes d'efficacité et de productivité: "conséquence des années Covid, notre secteur manque parfois de personnel. Les outils d'IA peuvent ici apporter une partie de la solution. De plus, ils libèrent davantage de temps pour les aspects stratégiques et créatifs de l'organisation, avec à la clef de meilleures expériences et de meilleurs résultats pour le visiteur."

Community

L'intention de la plateforme en ligne ne se limite pas à proposer des outils, elle veut aussi bâtir une communauté où les entreprises du secteur pourront se connecter et qui sera également maintenue en vie après le projet. "Il ne s'agira pas d'un aperçu statique des outils", assure Karin Bruyr, co-coordinatrice du projet et professeure de marketing. "Sur la plateforme, les utilisateurs pourront se tenir mutuellement au courant des expériences vécues avec certains outils, suggérer de nouveaux outils, etc."

No-shows

Dans le cadre du projet de recherche proprement dit a été développé un prototype d'outil pour prédire les no-shows. "Sur la base de la localisation, de la présence de transports publics et/ou de parkings, du type d'événement, du caractère payant ou non de celui-ci ainsi que de divers autres facteurs, nous avons développé un modèle de prédiction utilisant l'IA", explique Geert Van Boven, professeur d'IT & marketing et co-promoteur du projet de recherche. "Cela permettra aux entreprises événementielles de prédire le nombre de no-shows – les personnes qui s'inscrivent mais qui ne viennent pas –, de telle sorte qu’elles pourront anticiper ceux-ci dans le processus de planification. Des prévisions adéquates impliquent cependant qu’il faut disposer de nombreuses données. Car plus le nombre de données traitées sera élevé, plus les prévisions seront fiables."

Collaboration avec Eventnews

Afin de placer la feuille de route sous les projecteurs, il a été décidé de faire appel à la plateforme Eventnews.be, où le projet AI4Events se verra accorder une place de choix. "Informer et inspirer le secteur, tel est encore et toujours l’objectif de nos médias Eventnews et Experience Magazine", déclare Christophe De Clercq d'Experience & Eventnews. "Cet outil est donc en parfaite adéquation avec nos activités actuelles. L'intention est de maintenir la plateforme vivante mais surtout à jour, aussi bien pour les fournisseurs d'outils d'IA que pour les visiteurs. Ce faisant, chaque professionnel de l'événementiel pourra toujours continuer à découvrir sur cette plateforme toutes les nouveautés liées à l'IA."