“La bonne santé du secteur événementiel est une priorité, que ce soit pour Toerisme Vlaanderen ou Event Flanders”, explique Tuya Beyers de VISITFLANDERS. “Nous constatons une progression énorme au sein du secteur depuis quelques dernières années. Nous aimons les événements. Ils nous permettent de créer des liens, de faire des rencontres, des découvertes, d’apprendre et de vivre différentes choses. Il est donc important que le secteur puisse assurer sa subsistance et continuer à travailler dans le plus grand professionnalisme. Il fallait trouver une solution pour redémarrer en toute sécurité. “

Collaboration d’envergure

Le COVID Event Risk Model est le fruit d’une collaboration étroite avec différents intervenants et professionnels du secteur événementiel. “Ce projet avait besoin du savoir-faire et de la créativité du secteur. Ce sont les efforts conjoints d’un large panel d’intervenant qui a permis la création du COVID Event Risk Model. Il s’agit d’un outil de gestion gratuit qui permet de définir le score de sécurité de votre événement par rapport au COVID-19. Il repose sur une analyse générique et dynamique de tous les événements, indépendamment de leur taille ou de leur type. Tout au long de l’élaboration de cet outil, les responsables ont maintenu un contact étroit avec les experts du GEES, le Centre de Crise National, ainsi que les gouverneurs des provinces et le gouvernement fédéral et national.”

Protocole de guidance

Le COVID Event Risk Model est composé de deux sections. Le COVID Event Protocol, un guide pour tous les organisateurs événementiels actifs dans le secteur public et/ou le secteur (non) marchand. Il recense une foule de mesures et peut servir de manuel pour la préparation de votre événement. Les piliers du Covid Event Protocol consistent en fait en trois règles d’or :
-un maximum de distanciation physique : “Pouvez-vous maintenir une distance physique maximale ? Avez-vous un plan pour y parvenir ? Et pouvez-vous garantir un contrôle efficace de la circulation des personnes sur votre événement ?
-un maximum d’hygiène : “Êtes-vous en mesure de respecter au maximum les mesures d’hygiène ? Pour les personnes et pour les surfaces de contact ? La ventilation est aussi un élément important.” 
-un maximum de données : “Plus vous en savez sur les personnes présentes, mieux vous pouvez communiquer avant et après l’événement.”

C’est sur base de ces règles qu’ont été établis les 20 paramètres du COVID Event Scan. Ces paramètres reprennent 13 caractéristiques et 7 mesures. Pour chaque paramètre, le protocole analyse les aspects quoi, pourquoi, où et comment.

Caractéristiques
-Indoor/outdoor
-Dynamique de l’événement
-Densité
-Utilisation de la capacité
-Groupes vulnérables
-Aspect local
-Mobilité
-Nombre de jours
-Temps de présence
-Interaction
-Bruit
-Boissons
-Nourriture

Mesures
-Enregistrement
-Comptage des visiteurs
-Protocole de désinfection
-Crowd Management Plan
-Sensibilisation aux mesures COVID
-Infrastructures d’hygiène
-Communication en matière de sécurité

Le scan appliqué à votre événement

Une fois les grandes lignes de votre projet définies, vous pouvez y appliquer le COVID Event Scan, et calculer le niveau de sécurité de votre événement. “Vous devez créer un compte et ensuite, vous pouvez faire analyser tous les événements que vous souhaitez. Le scan consiste en une série de questions simples couvrant tous les paramètres du protocole. Au terme du questionnaire, le scan calcule le niveau de sécurité COVID de votre événement. C’est un outil précieux pour les organisateurs. On peut voir comment l'interaction entre les caractéristiques et les mesures détermine le risque pour la sécurité de votre événement – passer le scan est un moment réellement instructif. Au bout du compte, vous êtes parfaitement au courant de ce qui est possible ou non à l’heure actuelle. Il est important de souligner que le label de sécurité délivré ne prend pas en compte les exigences de sécurité classiques, notamment au niveau incendie, issues de secours, etc. De plus, c’est un modèle dynamique. Selon les recommandations du centre de crise, les paramètres peuvent être ajustés en fonction de l'évolution de la pandémie. Dans ce cas, les organisateurs peuvent être invités à effectuer un nouveau scan sur base des paramètres ajustés.”

Lorsque vous appliquez le scan, des recommandations peuvent vous être faites sur les points à améliorer, les aspects de votre événement éventuellement à modifier. “Le score final peut être rouge, orange ou vert. Un score vert indique que votre événement ne comporte en principe pas de risques Covid. Si vous obtenez un score orange, vous avez quelques ajustements à faire. Si vous êtes dans le rouge, c’est tout l’événement qui est à revoir. Vous pouvez télécharger votre score final au format PDF et, si nécessaire, le joindre au dossier de sécurité à envoyer à la ville ou à la commune. Le label est purement informatif. La décision finale d’autoriser ou non un événement appartient toujours aux autorités locales. Pour les événements ne nécessitant pas d’autorisation, nous avons suggéré une obligation de notification et l'obligation pour chaque organisateur de passer le scan et d’avoir les résultats sur lui pendant l’événement. Mais cela doit encore faire l’objet d’un arrêté ministériel”, conclut Tuya Beyers.

À compter du 1er juillet, chaque organisateur peut calculer le niveau de risque COVID de son événement via www.covideventriskmodel.be.

Guide pour les lieux de réunion

Le webinaire a également annoncé la mise en ligne à dater du 1^er juillet d’un “Guide de prévention Corona pour les lieux de réunion”. “Il est important que les lieux de réunion connaissent leurs options en matière de prévention par rapport au coronavirus”, estime Sylvie Lejour de VISITFLANDERS. “Suivant notre démarche de professionnalisation de l’industrie événementielle, nous voulons faciliter la tâche des différents lieux de réunion dans ce domaine. C’est pourquoi nous avons développé à leur intention des directives détaillées, en collaboration avec un groupe représentatif du secteur. Ce document reprend toutes les possibilités et obligations pour accueillir en toute sécurité un meeting ou un événement. C’est un document très complet et étendu, que chacun peut appliquer à son propre site. Le guide est structuré comme une check-list d’auto-évaluation. C’est un outil de sensibilisation et de recommandation, détaillant ce qui est obligatoire et ce que vous pouvez faire en plus.”