Caroline Van Keymeulen (Agence C), Saskia Lenssens (Beautify), Marie Catherine Devillé (Challenge MC), Michel Devillé (Challenge MC), Rebekka Spelt (Exception2), Olivier Saverys (MaisonRouge), Alexandre Englebert (Proteine) et Peter Desart (The Frontline Company) nous ont fait le plaisir de s’asseoir autour de notre table ronde, dressée pour l’occasion à Technopolis (Malines). 

Le bon poste pour la bonne hôtesse

Il est important que le briefing que le client donne à l’agence soit aussi clair que possible. Et pas seulement au niveau des aspects techniques, comme le lieu et le timing. Le descriptif des tâches pour les hôtes et hôtesses doit également être le plus précis possible. L’agence peut en effet utiliser ces informations pour assigner à chaque tâche la personnalité qui correspond. Car il y a réellement une différence. Personne n’est aussi bon dans tous les domaines. Certaines hôtesses peuvent être très bonnes dans l’organisation d'un vestiaire et d’autres se débrouillent mieux sur un festival. D’autres encore s’épanouissent dans un accueil plus standing lors d'un séminaire. Les hôtes et hôtesses sélectionnés ne doivent pas seulement correspondre au client mais aussi à la tâche à réaliser. C’est précisément à l’agence de savoir, grâce à son expertise, qui est bon dans quel domaine et les fonctions que chacun(e) endosse le plus volontiers. L’agence va également transmettre les informations du client les plus essentielles à l’équipe chargée du projet. Ils peuvent ainsi se mettre au travail en étant bien préparés.

L’expertise de l’agence

Certains clients demandent à sélectionner eux-mêmes les hôtes et hôtesses sur base de photos. Mais c’est une méthode qui ne plaît pas vraiment aux agences d’hôtesses car une photo ne dit rien des qualifications de la personne et ne devrait pas être le facteur déterminant. Les clients s’en rendent souvent compte par après car ils sont déçus par leur choix. Une assignation en tant qu’hôtesse, ce n’est pas la même chose qu’une assignation en tant que mannequin. Pour les événements de longue durée, comme le Salon de l’Auto, par exemple, où il faut représenter une marque pendant dix jours et entretenir un contact intensif avec le client, on peut prévoir au préalable une rencontre ou un casting. Mais pour les demandes ordinaires, on peut sans problème s’en remettre aux agences. C’est en effet l’expertise d'une agence d'hôtesses qui permet d’assigner la bonne personne à un événement. C’est l’agence qui connaît le mieux ses collaborateurs et sait mieux qui quiconque qui déléguer pour quel job. C’est aussi une question de confiance entre le client et l’agence. Les clients expérimentés savent qu’ils peuvent faire confiance à l’agence, qui connaît leurs attentes. Et si cela arrive que cela ne colle pas avec une des hôtesses, l’agence trouvera assurément une solution.

Last minutes

Les demandes last minute sont, comme pour d’autres fournisseurs événementiels, le lot quotidien des agences d'hôtesses. Cependant, beaucoup se montrent compréhensives. “C’est propre à notre secteur”, estime-t-on. “Your problem is mine”, c’est précisément la valeur ajoutée d'une agence. Une agence d’hôtesses décharge les clients d'un poids, du coup, ceux-ci travaillent volontiers avec une agence pour profiter de cette tranquillité d’esprit. Dans de nombreux cas, l’étendue du service proposé et le lien de confiance qui se noue donnent naissance à une relation à long terme entre les agences d’hôtesses et leurs clients. Ils se connaissent de mieux en mieux et le feeling réciproque s’améliore, ce qui permet aux agences de répondre encore mieux aux besoins de leurs clients.