Dans le premier workshop, vous apprendrez tout ce qu'il faut savoir sur la méthode #EventCanvas et comment la mettre en pratique. Le deuxième workshop propose une découverte multisensorielle de la méthode #Event Canvas et vous propose de l’utiliser vous-même. Remplir le canevas vous aide à réfléchir de manière pertinente à votre événement ou votre congrès. Les workshops sont accessibles en duo ou séparément et sont gratuits, tout comme le reste du programme Festivak.

Les workshops sont animés par Marga Groot Zwaaftink. Marga conçoit des événements depuis 20 ans, principalement sur le marché néerlandais. Elle est directrice générale du bureau de congrès CommGres et a mis l’innovation à l’ordre du jour dans diverses entreprises, avec une approche pragmatique et enthousiaste, qui gagne rapidement les équipes avec lesquelles elle travaille. Marga est à la tête du développement d’Event Design Collective aux Pays-Bas et en Flandre.

Workshop 1 : Design thinking : la base de l’event design

Toute personne qui organise un événement veut influencer le comportement des parties prenantes d'une manière ou d'une autre. Enseigner quelque chose aux participants, par exemple, ou renforcer les relations avec les visiteurs et les sponsors ou encore motiver les visiteurs à acheter quelque chose.

Les événements réussis parviennent à influencer le comportement, mais souvent, on ne sait pas précisément à quoi tient ce succès. Cela est dû au fait que très souvent, on ne réfléchit pas vraiment de façon systématique à l'essence d'un événement.

Cela vous dit peut-être quelque chose si vous organisez déjà des événements pour votre organisation. On prend un scénario, qui est épuré chaque année et dans lequel on effectue certains ajustements par rapport aux années précédentes. Votre patron pense que "tel ou tel" orateur doit absolument participer, quelqu'un d'autre estime qu'il faut aussi ménager de la place pour "tel ou tel" client important et vous déléguez l'essentiel à une agence événementielle spécialisée. L’événement a lieu, tout le monde parle de cet orateur et de ce délicieux déjeuner et votre patron est content.

Mais l'objectif est-il atteint ? Le comportement de vos principales parties prenantes a-t-il changé ? Qu'est-ce qui a permis à votre événement d'ajouter de la valeur ? Ces questions restent souvent sans réponse alors qu’elles concernent l’essence même de l’événement. La méthode EventCanvas peut vous aider à prendre du recul, à avoir des discussions pertinentes sur l'événement avec tout le monde au sein de votre organisation, avant de faire les premières réservations. Ce qui aboutit finalement à un événement ayant un impact.

Workshop 2 : C’est parti pour l’event design de votre projet !

Comment utiliser EventCanvas ?

La méthode est centrée sur les parties prenantes. C’est pourquoi nous allons d'abord dresser une liste de parties prenantes. Ce sont toutes les personnes impliquées dans votre événement de quelque manière que ce soit : du fournisseur au visiteur et du sponsor au Conseil des membres.

Comme le temps et le budget sont limités et que vous ne pouvez pas dépenser la même quantité d’énergie pour toutes les parties prenantes, nous établissons ensemble une présélection basée sur une analyse des parties prenantes. Vous vous concentrez sur les parties qui ont le plus de pouvoir en ce qui concerne l'événement et/ou qui ont le plus grand intérêt dans son organisation. Quand vous verrez clairement sur qui vous allez vous concentrer lors de votre événement, nous remplirons l‘EmpathyMap pour l’un des intervenants.

Ici, vous indiquez ce que cette partie prenante traite principalement et comment elle se comporte.

Après cela, nous débutons l’Event Canvas. Vous pouvez télécharger le canevas en haute résolution sur www.edco.global. Imprimez le canevas et accrochez-le au mur, rassemblez votre équipe - mieux encore, un mélange de personnes de votre organisation - et mettez-vous au travail.

La méthode EventCanvas en pratique

D’après nous, la force de la méthode EventCanvas réside dans le fait que vous ne commencez à penser au contenu réel de l'événement qu’à un stade ultérieur. Vous débutez par une réflexion structurée. Cela a le grand avantage de vous permettre de justifier tous vos choix lorsque vous présentez l’événement proposé à votre patron.