"L’industrie mondiale des réunions et événements peut s’attendre à une année 2019 très prospère", déclare Kurt Ekert, président-directeur général de Carlson Wagonlit Travel. "Outre une demande mondiale croissante, nous prévoyons également une hausse des tarifs hôteliers mondiaux de 3,7 % et des prix de vols de 2,6 %."

Outre les projections de coûts et un récapitulatif des différences régionales, le rapport classe également les principales destinations de réunions et d’événements dans chaque région et donne un aperçu des dernières tendances du secteur.

L’anticipation est essentielle. Pour réserver des réunions ou activités événementielles, il faudrait s’y prendre au moins 30 jours à l’avance pour les petits groupes et au moins 75 jours pour les grands groupes. En dehors de ces fenêtres de réservation, les acheteurs renoncent à 5 à 10 % d’économies potentielles.

La gestion stratégique des réunions (Strategic Meetings Management - SMM) gagnera du terrain en dehors de l’Amérique du Nord, où elle est plus mature. Les données montrent que la gestion stratégique des réunions peut réduire de 22 % le temps consacré au sourçage et permet de réaliser, en moyenne, 19 % d’économies supplémentaires sur les nuitées.

"La gestion stratégique des réunions fait pencher la balance en faveur des clients en déplaçant les ventes vers des fournisseurs privilégiés et en analysant la demande en vue de déterminer les meilleurs moments pour obtenir les meilleurs sites, hôtels et vols, et de verrouiller les meilleurs prix", affirme Cindy Fisher, vice-présidente principale et responsable internationale de CWT M&E.

La technologie jouera également un rôle prépondérant l’année prochaine. L’innovation rapide dans ce domaine permet de créer des expériences plus engageantes et une formation plus ciblée, tout en améliorant la saisie et l’analyse des données. La réalité augmentée, la réalité virtuelle, l’intelligence artificielle, les médias sociaux stimulateurs d’engagement, les applications ad hoc et les microsites sont quelques-unes des technologies qui proliféreront dans le secteur des réunions et événements.

La nouvelle technologie crée également des moyens plus intelligents de suivre le retour sur investissements et le retour sur les attentes : par exemple, en utilisant des données permettant d’affiner la valeur liée aux programmes de réunions et en réservant le transport de groupe avec des applications et des outils de réservation en ligne.

Ces plateformes peuvent être intégrées dans le processus d’inscription à l’événement de façon à permettre aux participants d’accéder aux vols et hôtels préférés en un seul point. La gestion des réservations en ligne, comme cela est le cas pour les voyages d’affaires en général, contribuera également à réduire les coûts pour les clients. Une autre tendance en matière de transport de groupe sera de faire appel à des fournisseurs à rayonnement international.

L’expérience des participants

En plus d’une meilleure technologie, on observera une demande croissante d’espaces et d’activités peu orthodoxes, plus particulièrement sur les marchés matures des incentives aux États-Unis et en Europe. Les fournisseurs veulent rendre l’expérience encore plus mémorable. Les hôtels investissent dans leurs capacités à accueillir des réunions et des événements. L’utilisation d’espaces extérieurs inhabituels comme les maisons perchées dans les arbres, les toits et même les îles, ainsi que la "festivalisation", seront des tendances clés pour 2019.

Le contenu fera également l’objet d’une réorientation majeure. 2019 verra le développement de nouveaux formats : associer les participants à la création de contenus via des questionnaires et les impliquer dans l’identification des thèmes et le choix des conférenciers. En 2019, ils seront moins susceptibles d’être choisis en fonction de leur notoriété. TED Talks a institué une toute nouvelle façon de présenter l’information, en mettant l’accent sur les connaissances, la compréhension du marché et la connexion émotionnelle avec l’auditoire.

Perspectives régionales

Europe, Moyen-Orient et Afrique : l’industrie reste positive, les marchés européens parvenus à maturité exigent un engagement et une créativité accrus. Les événements deviennent une vitrine idéale pour faire valoir la puissance de la rencontre en direct dans un monde axé sur le numérique.

Les tarifs aériens en Europe de l’ouest devraient connaître la croissance la plus rapide au monde, avec une augmentation prévue de 4,8 % en 2019. Cependant, la situation est différente en Europe de l’est, où les taux devraient diminuer de 2,3 %, tandis qu’au Moyen-Orient et en Afrique, une tendance similaire à la baisse de 2 % est observée.

Tout comme les tarifs aériens, les prix des hôtels en Europe de l’ouest devraient connaître la plus forte hausse de toutes les régions du monde, avec une augmentation de 5,6 % l’an prochain. L’Europe de l’est connaîtra une baisse de 1,9 % des tarifs hôteliers, tandis que les prévisions pour le Moyen-Orient et l’Afrique indiquent une baisse de 1,5 %.

Amérique du Nord : la prospérité de l’économie de la région est le moteur de la croissance des réunions. Le marché connaîtra une augmentation de 14 % de la taille des groupes en 2019.

Les entreprises de technologie, en particulier, s’adaptent à une demande d’événements plus personnalisés et plus expérientiels en organisant des rencontres de 20 à 50 personnes dans plusieurs villes et sur une boucle semestrielle.

Le renforcement de la réglementation sur la transparence dans le secteur pharmaceutique s’est répercuté sur les budgets, mais la nature cyclique de l’industrie mondiale montre que certaines entreprises, grâce au lancement de nouveaux produits, investissent dans leurs programmes de réunions et d’événements, tandis que celles dont les produits ne sont plus protégés par leurs brevets cherchent à réaliser des économies pouvant aller jusqu’à 30 %.

CWT M&E prévoit une augmentation des prix moyens des hôtels de l’ordre de 2,8 % en 2019, ce qui entraînera une hausse des coûts pour les acheteurs de réunions.

La hausse du prix du pétrole commence à affecter les profits des compagnies aériennes et engendre ainsi une certaine inflation des prix moyens des vols, qui devraient croître de 1,8 % en 2019.

Asie Pacifique : la forte croissance de la région devrait se poursuivre en 2019, la taille moyenne des réunions ayant augmenté de 3 % et la Chine connaissant une expansion constante année après année.

Le Vietnam, le Myanmar et les Philippines sont en pleine effervescence avec l’implantation de multinationales. Aussi, un plus grand nombre de voyages entrants et sortants sur ces marchés sont-ils prévus pour l’année à venir.

L’Asie-Pacifique devrait ouvrir la voie à la croissance mondiale en 2019. Nous prévoyons une hausse des tarifs aériens de 3,2 % et des tarifs hôteliers de 5,1 % en 2019.

Avec une croissance aussi forte dans toute la région, les organisations sont de plus en plus disposées à consacrer un certain budget aux réunions et événements.

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