La première chose à considérer, c’est le cadre juridique (qui reste assez limité). “Il est important de vous informer auprès de la commune ou de la ville où vous organisez l’événement”, débute Chris De Smet. “En Belgique, il n'existe pas de politique globale claire en matière d'événements. Les procédures sont différentes selon les villes. En marge de cela, il y a deux législations importantes à prendre en compte. Tout d’abord, l’AR sur les chantiers temporaires ou mobiles : le montage d’un festival est considéré comme un chantier. Ensuite, il y a aussi un AR sur les divertissements actifs, qui stipule que vous devez désigner un responsable de la sécurité et effectuer une analyse de risques.”

Sites sécurisés

Les entreprises de location de salles ont également un rôle important. “Il existe encore des salles qui ne sont pas conformes aux règles de base. Y a-t-il des extincteurs ? Sont-ils agréés ? L’installation électrique est-elle en ordre ? Y a-t-il un éclairage de secours ? Les sorties de secours sont-elles dégagées ? Y a-t-il des pictogrammes ? La salle doit également avoir une politique adéquate en matière de prévention incendie et un plan d’évacuation correct. Il est également important de ne pas dépasser le nombre limite de personnes dans la salle. Vérifiez les règles pour déterminer la capacité maximale. C’est un point qui est encore trop souvent négligé. Lorsqu’on nous contacte pour un site, nous préparons une sorte de cahier de charges de sécurité. Les contrats peuvent également inclure une section sur les règles de sécurité.” 

“Ce que l’on constate souvent, c’est que quelque temps après l’ouverture d’un site, la sécurité passe au second plan. Les responsables investissent encore dans l’attrait du lieu, mais plus dans sa sécurité. Et c’est comme cela que l'on en arrive à des installations de sécurité totalement obsolètes. Les pompiers et les services d'urgence externes ne peuvent pas contrôler tout le monde chaque année. La sécurité devrait être une préoccupation inhérente chez les exploitants de salles. Ils peuvent soit s’en occuper eux-mêmes, soit demander de l’aide extérieure mais il faut que cela soit fait.”

Screening des participants

Lors de certains événements, il est impératif de garder un œil sur les personnes présentes. “Sur les grands événements impliquant la participation de ministres ou de chefs d’état, il y a souvent un système de screening sur base d’inscription. On l’a vu récemment lors de certains événements organisés dans le cadre de la présidence belge de l'UE. Tous les invités et les collaborateurs devaient fournir leurs informations personnelles au préalable. Celles-ci étaient alors contrôlées et tout le monde recevait un badge avec photo. La politique sur place était stricte : pas de badge, pas d’accès.”

Sur les événements publics classiques, ce genre de contrôle est moins courant. “En Belgique, le screening du personnel est encore peu répandu. On part généralement du principe que les fournisseurs connaissent les personnes qui viennent travailler pour eux. Mais il n’y a pas vraiment de système en place. Néanmoins, les véritables postes de sécurité, tels que les stewards et les agents de sécurité, sont contrôlés par la police. Mais ce n’est pas non plus un système à l’américaine, où tout le monde est soumis à un examen minutieux. On peut difficilement contrôler chaque personne pour chaque festival. Cela exigerait une présence policière beaucoup trop importante.”

Gérer les foules

Le « crowd control » est un thème essentiel sur les grands événements. “Le facteur de danger numéro un sur un événement, c’est la foule. En grand groupe, les gens réagissent comme un troupeau. En cas d’erreur ou de problème, une telle masse de gens n’est pas facile à rediriger dans une autre direction. Imaginez qu’il y ait un mouvement de panique ou un incident nécessitant une évacuation, la foule va se comporter en troupeau. Il y a par conséquent des questions clés à vous poser : le site est-il suffisamment grand, y a-t-il assez de sorties de secours, sont-elles bien indiquées ? Mais aussi : est-ce judicieux de faire jouer ce grand artiste sur une petite scène secondaire ? Vous devez donc réfléchir à comment garder la foule sous contrôle. Et imaginer des scénarios de secours en cas de problème.”

Par tous les temps

Il y a 15 ans, les plans d'urgence météorologiques étaient quasiment inexistants. “Aujourd’hui, il y a de plus en plus de plans d’action mis en place en cas de grands vents et les organisateurs savent à quelles vitesses de vent leurs structures peuvent résister. Les scénarios d’urgence en cas d’intempéries, de vents violents... Tout cela n’existait pas avant. Il est essentiel de savoir comment réagir en cas d’incident. Et donc d’avoir des personnes compétentes sur votre événement, capables de prendre la bonne décision au bon moment.”

“Quand on organise un événement, on cherche un bon traiteur, un bon fournisseur AV, de bons artistes.... Mais malheureusement, on ne retrouve pas toujours la même assiduité au niveau de la sécurité. Vous avez un régisseur, quelqu’un qui s’occupe des artistes, un responsable catering... Pensez aussi à mettre quelqu’un en charge de la sécurité. Les autorités locales doivent participer à ce changement de mentalité. Il y a 20 ans, par exemple, beaucoup de food trucks n’avaient pas d’extincteurs. C’est grâce à la multiplication des contrôles que la situation a évolué. Sans contrôle, rien ne change. C’est comme sur la route : nous adaptons notre vitesse parce que nous avons peur des caméras et des radars tronçons.”

Tendance positive

Chris De Smet constate que le changement de mentalité est en marche. “Nous sommes déjà beaucoup plus avancés qu'il y a 20 ans. Nous sommes sur la bonne voie. De nombreux organisateurs de festivals sont déjà bien impliqués. Mais les acteurs plus modestes doivent également s’y mettre. C’est pourquoi nous répétons toujours le même message. Si les choses tournent mal lors de votre événement, le tribunal ne posera qu'une seule question : qu'avez-vous fait pour l'éviter ? Si la réponse est « rien », alors vous êtes dans de sales draps. Préparez donc toujours un plan de sécurité que vous pourrez présenter. Un incident, une erreur peut toujours survenir. Consultez les services d'urgence au préalable et définissez un plan. Pas besoin d’un plan digne de Tomorrowland pour une fête scout, évidemment. Mais soyez vigilant, anticipez et désignez une personne en charge de la sécurité.”