Début 2023, BelOrta, la plus grande coopérative du pays dans le secteur des fruits et légumes, implantée à St-Katelijne-Waver, Zellik et Borgloon, avait une bonne raison de faire la fête. "L’histoire de BelOrta remonte aux criées de Louvain qui existent depuis 1905", explique Glenn Sebregts, responsable du département Marketing & Communication Externe chez BelOrta. "Mais notre nom actuel n’a que 10 ans. C’est pourquoi nous voulions marquer le coup pour toutes les parties prenantes: nos collaborateurs, nos producteurs – c’est-à-dire les coopérants –, mais aussi nos clients et nos relations. Tout le monde a pu venir faire la fête au Nekkerhal."

Ses propres produits sous les projecteurs

Deux éléments importants ressortaient dans le briefing donné au traiteur. "Il était très important pour nous que personne n’ait faim ni soif. Telle était l’exigence numéro 1. À côté de cela, nous avons également demandé de travailler avec nos produits: les fruits et légumes de notre coopérative devaient constituer les tire-l’œil du menu et être bien mis en avant. Le producteur devait remarquer que ses produits étaient sur la table. Avec ces directives, j’ai sondé plusieurs traiteurs que nous connaissions, de même que les traiteurs que nous avait proposés Easyfairs. J’ai demandé à tout le monde de proposer dans les limites du budget un menu ‘étonnamment plaisant’ qui nous convienne. Et c’est Very Food Catering qui y est le mieux parvenu."

Dégustation préalable

"Nous connaissons très bien les produits BelOrta, car nous travaillons toujours avec des produits frais", explique Bart Basselier de Very Food Catering. "Nous avons donc commencé à travailler sur un menu de saison. D’autre part, je savais que le chicon constitue un magnifique produit que BelOrta aime mettre sous les projecteurs. Nous avons élaboré une proposition autour de celui-ci, qui a été très bien accueillie. Sur la base des premiers retours, nous avons peaufiné la proposition afin de mettre à l’honneur encore plus de produits typiques de BelOrta. Nous avons ensuite encore organisé une dégustation préalable pour déterminer les accents finaux."

Le plus gros événement

Pour Very Food Catering, cet événement a constitué une étape importante dans le développement de l’entreprise. "Le premier briefing portait sur une base de 1.200 personnes", affirme Bart Basselier. "Mais avec le temps, on a finalement atteint le nombre de 1.850 invités, faisant de cet événement le plus gros que nous ayons jamais réalisé. La taille de l’événement formait donc un premier défi: il fallait pouvoir tout travailler, mais aussi tout stocker, refroidir et transporter. Cela a joliment bien fonctionné. Sur place, nous avons travaillé avec 6 maîtres d’hôtel, 25 personnes pour l’accueil, 110 personnes pour le service, 18 personnes réparties dans 3 cuisines, plus du personnel logistique. Soit une énorme entreprise, qui requiert beaucoup de préparation."

Différentes formes de service

"Il régnait lors de l’événement proprement dit une chouette ambiance", poursuit Bart Basselier. "Pour la réception était prévu un service déambulatoire, l’entrée a été servie assis à la table, le plat principal se présentait sous forme de buffet, tandis que le dessert a de nouveau été servi à table. Ces différentes formes de service ont créé une ambiance agréable. Le service était également très fluide et les buffets étaient plus que suffisants. Tout le monde a visiblement bien mangé car il n’y avait pas beaucoup d’excédents. Nous avions donc bien calculé. Naturellement, il y a toujours des leçons à tirer. À l’avenir, nous opterons par exemple plutôt pour un buffet café et thé plutôt que pour un service à table.

Garden-party

Une agence événementielle avait été sollicitée pour élaborer la partie non-restauration. "BelOrta a un peu procédé à l’envers", explique Bart Basselier. "Nous avons d’abord été contactés en tant que traiteur, et ce n’est que lors de la phase suivante que Cravat Events a été choisie comme agence événementielle." Et Glenn Sebregts d’ajouter: "le jardin joue un rôle central dans nos activités. La décoration devait donc présenter un aspect vert, et naturel. Un peu l’ambiance d’une garden-party.

La fête jusqu’aux petites heures

Pour la soirée, l’agence avait élaboré un programme étoffé, mais digeste. "Avec 10 années au compteur, il y avait certes pas mal de choses à raconter, mais nous ne voulions pas non plus que ce soit trop lourd. Notre président, notre directeur actuel et notre ex-directeur ont dit un petit mot. Avec le duo de présentateurs que formaient Virginie Claes et Sven De Ridder, nous avons également eu un beau mélange de sérieux et d’humour, tandis que le groupe Die Verdammte Spielerei a créé un accompagnement musical particulier. Nous avions également choisi de faire alterner les discours et les moments de restauration, créant ainsi une grande fluidité. Après le dessert, le collectif de DJ malinois Radio Botanique a assuré la fête jusque tard dans la nuit", ajoute Glenn Sebregts.

Une envie de plus

Chez Very Food Catering, la satisfaction est de mise par rapport à ce grand projet. Bart Basselier: "nous voulions vraiment bien faire. Pendant les quatre jours qui ont précédé la fête, nous n’avons accepté aucun autre événement pour pouvoir nous concentrer pleinement sur BelOrta. Cet événement constituait en effet une opportunité unique de faire nos preuves, non seulement auprès de BelOrta, mais aussi d’Easyfairs, dont nous sommes traiteur attitré depuis septembre. Pour nous, ce fut donc vraiment LA fête de ces 16 dernières années. Et cela donne naturellement une envie de plus. Ce fut notre plus gros défi à ce jour et je suis fier de mon équipe. Même si je pars du principe qu’il y a toujours des leçons à tirer. C’est pourquoi nous avons également procédé par après à une évaluation approfondie avec les responsables de BelOrta."

Retours positifs

Le bilan a également été très positif pour BelOrta. "Les événements comportent toujours un risque", explique Glenn Sebregts. "Quelque chose peut toujours mal tourner, de telle sorte que cela reste toujours un peu stressant. Mais en fait, tout s’est extrêmement bien passé. La décoration était magnifique et respirait totalement BelOrta. Le programme était bon, et nos invités ont mangé et bu en suffisance et en qualité. En fait, dans toute ma carrière, j’ai rarement reçu autant de retours positifs et surtout si peu de commentaires négatifs. Habituellement, on reçoit toujours des commentaires sur les points que l’on pourrait améliorer. Mais il n’y en a pratiquement eu du tout. Je suis donc très fier de l’événement, ainsi que de mes deux partenaires Very Food Catering et Cravat Events", conclut Glenn Sebregts.