"Un second bureau à l'ouest de l'axe Bruxelles-Anvers était nécessaire pour poursuivre la croissance d’Event Masters. Le rayon opérationnel d'une agence événementielle est d'environ 70 km. Comme le confirment également des études", explique Olivier Meyskens. "Et nous l’avons aussi constaté par nous-mêmes. De nombreux collègues-concurrents solides sont installés en Flandre orientale et occidentale et nous avons jusqu'à présent éprouvé des difficultés à nous y implanter. Les entreprises en région gantoise ont l'embarras du choix. Pourquoi viendraient-elles à Willebroek, si elles peuvent trouver d’excellents collègues à leur porte?"

Déploiement en Flandre orientale et occidentale

Par sa présence en région gantoise, Event Masters souhaite encore élargir son champ d'action. "Il faut directement bien faire les choses, c’est pourquoi nous avons opté pour un bureau à part entière, où nous pourrons accueillir les clients de manière professionnelle. C'est ce dont nous avions besoin pour déployer Event Masters en Flandre orientale et occidentale", précise Olivier.

Contrecoup

Event Masters a acheté le bâtiment juste avant l’arrivée de la pandémie de coronavirus. "Nous avons pensé à le relouer. Mais après quelques mois, nous avions une idée plus claire de ce que représentait le Covid et nous avons revu nos plans."

“Chaque département disposera ici de son propre hub, de telle sorte que nous y regrouperons donc tous nos produits.”

Aménagement sur mesure

Dès cet été, les premiers collaborateurs emménageront dans le tout nouveau bureau aux Nieuwe Dokken, aménagé sur mesure pour Event Masters. “Pour ce faire, nous avons fait appel à TOOP Architectuur de Lokeren/Ypres, qui a regroupé nos souhaits dans un projet jouant également sur le ressenti et la découverte, au moyen de matériaux naturels. Nous avons créé 20 postes de travail. Sur la base des valeurs de notre entreprise, nous trouvons important que chaque collaborateur ait son propre bureau, son espace personnel. À côté de cela, nous avons prévu deux petites salles de réunion et une grande équipée d’un système de vidéoconférence, ainsi qu’une cuisine. Enfin, nous disposerons aussi d’un espace de vie arborant le look & feel d’un living. Cet espace sera parfait pour des brainstormings ou des discussions personnelles. À l’extérieur sera encore aménagé un coin salon, où nos collaborateurs pourront se détendre au bord de l'eau", explique Olivier.

Composer la bonne équipe

L’objectif est que chaque département d'Event Masters soit représenté à Gand. "Chaque département disposera ici de son propre hub, de telle sorte que nous y regrouperons donc tous nos produits. Nous avons mis en place une campagne de recrutement, et avons entre-temps déjà attiré les premiers nouveaux collaborateurs. Pour les événements sur mesure, nous avons attiré en Kristof Hebbrecht une personne d’expérience. Event Masters est encore à la recherche d’autres profils forts. De plus, les collaborateurs existants habitant plus près de Gand pourront choisir de faire de Gand leur port d’attache voire même faire la navette entre les deux bureaux."

Priorité à l'humain

Les collaborateurs d'Event Masters jouent un rôle central dans l'organisation de l'entreprise. Olivier Meyskens: "Dans tout ce que nous faisons, nous nous basons sur trois piliers: People, Planet, Profit. Précisément dans cet ordre! Nos collaborateurs passent donc en premier. Nous accordons beaucoup d’importance à leurs besoins et essayons également de leur donner de la liberté et des responsabilités. Nous n'appliquons par exemple pas de régime horaire fixe dans nos bureaux et offrons officiellement 32 jours de vacances. Nous faisons ici également preuve de flexibilité et proposons des 'récups' lors des périodes plus calmes. Nous considérons cette déconnexion comme une nécessité pour souffler, surtout dans un secteur stressant comme le nôtre."

“Dans tout ce que nous faisons, nous nous basons sur trois piliers: People, Planet, Profit. Précisément dans cet ordre!”

Toute une palette d’initiatives en matière de durabilité

Event Masters prend aussi très au sérieux le deuxième pilier, Planet, et fait profiter le secteur de sa vision et son innovation dans le domaine de la durabilité. Depuis 1,5 ans, toutes nos nouvelles voitures de société sont 100% électriques, le premier fourgon électrique a été acheté et les bureaux de l'agence sont équipés de panneaux solaires, d'un éclairage LED et de systèmes de récupération des eaux de pluie. Event Masters veut continuer à être un pionnier et examinera dans les prochains mois comment élever encore le niveau d'entrepreneuriat durable et net positif, même si cela doit se faire au détriment des bénéfices. En se basant toujours sur les valeurs fondamentales de l'entreprise, Event Masters continuera à conclure des partenariats, à coordonner les initiatives de façon plus rationalisée et à impliquer encore plus les clients dans sa vision en matière de durabilité."

Des spécialistes dans chaque segment

Event Masters propose une palette de services particulièrement large, allant des teambuildings et événements aux congrès et expériences internationales. "Nous sommes l'une des rares agences à proposer toute la panoplie. La combinaison MICE (Meetings, Incentives, Conferences & Events), surtout, est unique. Nous voulons offrir à nos clients tout sous un seul et même toit. Même si cela a déjà joué en notre défaveur. Notre solide réputation dans un domaine fait parfois croire aux clients que nous sommes uniquement doués dans ce domaine. Alors que nous disposons de spécialistes et de tonnes d'expérience dans chaque département. C'est pourquoi nous sommes en train de revoir le branding de nos différents départements. Se profiler comme une seule et même grande famille nous convient bien en interne, mais à l'extérieur, cela constitue parfois un frein. Peut-être devrions-nous nous profiler différemment à l'avenir."

Un avenir prometteur

Avec le nouveau bureau à Gand et la consolidation de ses différents départements, Event Masters envisage l'avenir en toute confiance. "Je m'attends à une forte augmentation de nos événements sur mesure. Après le Covid, les gens ont envie de refaire des événements et de sortir. Nos projets internationaux ont donc à nouveau le vent en poupe. Les demandes de congrès n'ont jamais été aussi nombreuses. Je crois donc en tous nos départements. Avant le Covid, nous étions 38. Nous avons dû nous réorganiser en raison de la pandémie, et avons également été contraints de nous séparer de 5 personnes, ce qui a été très douloureux. Mais entre-temps, nous avons à nouveau pu élargir notre équipe, et nous sommes maintenant 49. Pour poursuivre notre croissance, nos regards se tournent également – avec la prudence requise – vers l'étranger", conclut Olivier Meyskens.