Ce Sommet a en effet réuni durant deux jours près de 1.000 participants, 35 nationalités, de nombreux réseaux et organisations européens d'acteurs non étatiques tels qu’entreprises, chercheurs, société civile et gouvernements locaux. Toutes les facettes de cet événement très médiatisé ont été prises en charge par Folks de A à Z: création de l’identité graphique de l’événement, campagne d’emailing, site web de l’événement, gestion des inscriptions, logistique et set-up, animations, stream online, relations presse, couverture médiatique, hospitality, logements, etc. Organisé par les Ministres wallons du Climat et de l’Environnement et l'association Climate Chance, ce Sommet Européen a été un véritable succès, entériné par la signature de la Déclaration de Liège – la feuille de route de l'adaptation au changement climatique en Europe – qui a été ratifiée par plus de 70 organisations et réseaux.

Challenger l’institutionnel

"Outre l’expertise de Folks dans le domaine du B2I, B2C et B2B, nous avons réussi à nous démarquer lors de l’appel d’offres par une connaissance inégalable du terrain. Étant originaires de Liège, nous connaissions toutes les ficelles du Palais des Congrès, mais aussi les acteurs locaux, des partenaires avec qui nous entretenons une relation de longue date, ce qui nous a permis de rendre une offre très compétitive. Cherchant vraiment à comprendre les attentes de nos clients – l’ADN de Folks –, nous avons travaillé sur les enjeux, les objectifs, l'impact ainsi que l'expérience participant, autour desquels nous avons essayé de créer beaucoup d’engagement et de valeur. Folks aime challenger l'institutionnel. En gardant toutes les bonnes pratiques, la rigueur, le cadre et les procédures, mais en venant vraiment ajouter tout un côté différenciant et innovant, une proximité avec nos clients et une grande flexibilité, qui nous viennent du B2B, notre core-business", entame Margaux.

Folks, une équipe solide et efficace

"Les principaux défis pour cet événement étaient liés au délai (6 semaines de préparation seulement) et aux hautes attentes des différentes parties prenantes. S’agissant du premier événement de cette envergure consacré à la thématique de l’adaptation au climat au niveau européen, cela en faisait aussi un événement d'image et de notoriété pour la Wallonie. Pour répondre à ces défis, nous avons mis en place une équipe expérimentée solide et efficace, et installé une réelle relation de confiance en faisant preuve de beaucoup de flexibilité et de beaucoup de transparence envers ‘nos clients'."

Un événement durable

Folks est plus que jamais engagé dans la durabilité. "Pour un tel événement consacré au climat, la durabilité jouait évidemment un rôle clé. Le budget ne permettant pas une compensation totale de ses émissions carbones, nous avons choisi de réduire au maximum l'empreinte de l'événement. Nous avons donc appliqué une politique zéro déchet, c’est-à-dire ne rien produire qui ne soit récupérable. Toute la communication et la signalétique ont été 100% digitales et utilisaient du matériel peu énergivore. En termes de catering, les participants devant s'inscrire aux repas, nous avons vraiment pu gérer de manière exemplaire les commandes de quantités. Au niveau du transport, les participants devaient aussi s’inscrire aux visites, ce qui nous a permis de booker la quantité de navettes adéquate, plus précisément des bus du TEC. Pour l’hébergement enfin, le choix s’est porté sur des hôtels rentrant dans une certaine catégorie de prix et adaptés à tous les principes de bonne gouvernance et de durabilité. L’offre hôtelière à Liège étant vaste, nous avons choisi des hôtels vraiment proches, permettant aux participants de se rendre à pied au Palais des Congrès."

Échanger

"Outre les différents ateliers, les séances plénières et les visites sur le terrain, le sommet ‘Climate Chance Europe 2024 Wallonie’ a également été marqué le premier soir par une réception informelle très agréable. Ayant pour but que les participants puissent vraiment se rencontrer et échanger. L’enjeu du sommet était que les participants partagent leurs bonnes pratiques, conseils, expériences et réussites pour qu'au final celles-ci viennent alimenter la Déclaration de Liège, le point d’orgue du sommet. À cet effet, nous avons mis en place des conversation starters, tels qu’une exposition photos des inondations de Liège en 2021, la mise en place de mobilier conceptuel construit en collaboration avec la matériotek d’Intradel, de même qu’un flash mob. Pour cette performance, des jeunes de 12 à 17 ans, membres de l’association Bal spécial, se sont inspirés du mouvement 'Youth for the climate'. Cette performance très forte a ajouté un côté émotionnel à l'événement."

Âme et cohérence

"Outre l’engouement général ainsi que le gros investissement et engagement – on pourrait même parler de passion – de la part des nombreuses parties prenantes, cet événement se démarquait aussi par la cohérence entre les valeurs du sommet, son message et l'expérience participant que nous avons réussi à construire notamment via les conversation starters, l’exposition photos, la mise en place de mobilier construit en collaboration avec Intradel, la réception et le flash mob. Cette expérience participant a ajouté une âme et a fait de ce sommet un événement extrêmement cohérent, qui a assurément laissé un souvenir vraiment distinct aux participants. On soulignera aussi le ratio entre la gestion du délai et la qualité de cet événement de haut niveau, relevé notamment de la présence de VIPs, comme les ministres ou Florika Fink-Hooijer, directrice générale de la direction générale de l’environnement à la Commission européenne. Une qualité saluée et applaudie par tous, tant les VIPs que les cabinets ministériels et les participants. Et réussir à faire cela en seulement six semaines, c'est franchement une belle fierté et réalisation pour l’agence Folks", conclut Margaux Lempereur.