Way2events a vu le jour il y a 20 ans en tant que spécialiste de l'hospitality. "J’ai débuté ma carrière comme spécialiste IT dans le secteur bancaire", explique Ruben Schroyen de way2events. "Lors de la Coupe du Monde 1998 en France, je suis entré par hasard en contact avec un entrepreneur néerlandais qui organisait des incentives et des packages d’hospitality autour des matchs de football. Et cela m'a plu. À l'approche de l'Euro 2000, j'ai décidé de me lancer moi aussi dans l’hospitality. Les premières années parallèlement à ma propre entreprise informatique, puis à plein temps à partir de 2004. Ainsi est née l’agence way2events."

Solide au niveau créatif mais aussi organisationnel

Rapidement, l'offre de way2events s'est élargie aux événements, incentives, teambuildings et voyages sportifs. "Au niveau des événements, nous essayons toujours d’associer créativité et organisation solide. Nous tentons de faire du haut de gamme dans les deux domaines, tant au niveau de la créativité, qu'au niveau du suivi et de l'organisation. Souvent, les agences excellent dans un seul de ces deux aspects. Nous tentons par exemple de donner une touche créative aux congrès ennuyeux qui requièrent beaucoup d'organisation pratique, afin qu'ils soient très agréables pour les participants. Cela peut s'exprimer de différentes manières, des médias sociaux aux conférenciers en passant par la décoration."

Une expérience constante

Way2events essaie de faire les choses de manière haut de gamme et un peu différemment. "Je pense que nous avons été parmi les premiers à utiliser le terme 'festival corporate'. Un type d’événements auxquels davantage d’entreprises ont désormais recours. Nous avons jadis mis en place une pollinisation croisée chez Cegeka, en intégrant aux événements d’entreprise ce que l’on voit dans le monde des festivals. Notre travail pour SD Worx forme un autre bon exemple. Jadis, ils organisaient plutôt un événement standard, pour aborder les chiffres, suivi d'une réception et d'une soirée dansante. En collaboration avec le client, nous avons imaginé un concept plus tendance, afin que tout soit plus fluide. Cela a créé un ensemble harmonieux qui procure une expérience constante. Mais, naturellement, il faut que le client soit ouvert à ce genre d’idées."

"Au niveau des événements, nous essayons toujours d’associer créativité et organisation solide. Nous tentons de faire du haut de gamme dans ces deux domaines."

Placer la barre plus haut

Way2events essaie également de se démarquer de ses collègues au niveau incentives. "Nous essayons de coupler les incentives à un beau concert ou à un grand événement. Cela crée une dimension supplémentaire pour les invités. Passer cinq jours au Brésil, c'est déjà spécial. Mais si vous pouvez en plus y voir un match des Diables Rouges... Ou que pensez-vous d’un incentive avec un concert de Robbie Williams à Milton Keynes. Ou des entreprises qui vont voir U2 dans toute l'Europe? C'est ce qui nous distingue des autres agences incentive. Et cela plaît vraiment aux clients. Vous pouvez aller manger et boire dans une ville pendant quatre jours, mais ce genre d’événements vient tout de même pimenter l’incentive. Maintenant, si un groupe veut simplement aller passer quelques jours à Barcelone, nous serons également heureux de nous en occuper. Mais j'aime placer la barre encore un peu plus haut."

Un métier varié

En fonction des périodes, way2events emploie une équipe de 10 à 15 personnes. "Il s'agit d'un mélange de collaborateurs freelance, de stagiaires et de collaborateurs fixes. Nous disposons d'un large portefeuille de produits, ce qui signifie que le métier de nos collaborateurs reste sympa et varié. Chez nous, ils ne font pas la même chose à longueur de journée. Évidemment, chacun a ses propres spécialités. En fin de compte, la base de toute bonne agence événementielle repose sur la combinaison de collaborateurs doués au niveau organisationnel et de talents créatifs. Mais, en interne, chacun ne travaille pas sur son île. Tout le monde peut aller à l'étranger, et tout le monde peut prêter main-forte sur une fête d'entreprise."

Des faits d'armes dans le monde entier

En 20 ans, le palmarès de way2events regorge déjà de nombreux beaux projets. "Nous avons emmené des groupes aux Coupes du Monde en Allemagne, en Afrique du Sud, au Brésil, en Russie et au Qatar. La Coupe du Monde au Brésil en 2014 a été particulièrement inoubliable: le mythique stade du Maracana, un beau groupe corporate et, à l'arrivée, un cocktail dans une noix de coco sur la plage de Copocabana. Chouette anecdote: nous avons également pu aider deux personnalités flamandes égarées à trouver une chambre. Cette année également, nous emmènerons des clients à l’Euro en Allemagne ainsi qu’aux Jeux Olympiques de Paris. Je garde aussi de bons souvenirs de chouettes incentives notamment au Liban, à Tel-Aviv, en Islande, à Moscou et à Saint-Pétersbourg. Pour le 100ème anniversaire d'une entreprise active dans les produits de grande consommation, nous avons organisé 3 soirées à Barcelone: sur un rooftop, dans une salle classique et sur la plage. Les participants provenaient de différentes villes, soit pas moins de 25 vols."

Fêtes, inaugurations... et coup de main

"Pour l'inauguration d'un entrepôt de 36.000 m², nous avons organisé trois soirées pour trois groupes cibles différents pendant trois jours. Nous avons inauguré le nouveau site de Baxter avec une exposition et la visite du premier ministre de l'époque. Je me souviendrai également toujours de notre toute première soirée pour Cegeka, et son audacieux concept Steampunk. Et pour les 30 ans de Cegeka, nous avons fait remonter Dimitri Vegas & Like Mike sur scène pour la toute première fois après le Covid. Ce fut très spectaculaire. Naturellement, accompagner l'équipe du FC Barcelone pour la toute première fois lors de son match européen en déplacement à Eindhoven s’est également avéré une expérience très particulière. Nous avons aussi organisé des salons et roadshows pour plusieurs grandes entreprises. En 2015, nous nous sommes chargés du meeting CSR Europe, quelques jours après les attentats de Paris. Vu que le roi devait être présent, nous avons travaillé en étroite collaboration avec la sécurité de l'État. Quelques mois plus tard, après l'attentat à Zaventem, toute notre équipe a donné coup de main logistique et administratif dans le hall sportif de Zaventem, ce qui a même été immortalisé par une photo dans le Washington Post."

Storytelling

Pouvant s’appuyer sur deux décennies d'expérience, way2events est bien placée pour ébaucher l'évolution du secteur événementiel. "Les événements académiques ennuyeux sont aujourd’hui devenus branchés et tendances. Je pense que le secteur est surtout devenu beaucoup plus créatif. Alors que notre travail était auparavant purement d’ordre pratique, il faut aujourd’hui procéder à du storytelling, en traduisant dans celui-ci les valeurs et les normes de l'entreprise. Les entreprises accordent également plus d’attention en interne aux événements. Tout le monde est en effet à la recherche de personnel, et la jeune génération n'est plus aussi facile à séduire. Les jeunes de 21 ans d'aujourd'hui ont souvent déjà parcouru le monde. Ils s'attendent donc à ce que, en tant qu'employeur, vous ayez quelque chose à offrir, notamment un environnement d'entreprise agréable. Et les événements en font assurément partie. D'un autre côté, nous constatons qu’il nous faut plus que jamais réaliser des événements à court terme. La tendance de l'e-commerce, avec la philosophie du 'livré demain', impacte également notre secteur."

"Il est essentiel que nous puissions continuer à organiser des événements. Parce qu'il devient dans notre pays de plus en plus difficile d'obtenir des autorisations."

Les règles strictes en Belgique

Ruben Schroyen entrevoit cependant encore quelques défis importants pour continuer à bien travailler. "Il est essentiel que nous puissions continuer à organiser des événements. Parce qu'il devient dans notre pays de plus en plus difficile d'obtenir des autorisations. Les règles sont très strictes. En Belgique, il devient aussi particulièrement difficile d'obtenir une autorisation pour un nouveau site événementiel, de telle sorte que les investisseurs potentiels se tournent vers d'autres secteurs. Pourtant, nous avons besoin de nouveaux sites de qualité, car aucune entreprise ne veut d'une fête au même endroit trois années de suite. Nous nous rendons souvent à l'étranger et constatons qu'il y a là davantage de possibilités dans ce domaine."

Une croissance réaliste

Interrogé sur ses ambitions pour l'avenir, Ruben Schroyen ne pense pas immédiatement aux chiffres. "Je fais ce que j'aime faire, et j'ai l'ambition de continuer à le faire. J'espère donc que nous pourrons encore organiser de nombreux événements sympas et créatifs. En Belgique comme à l'étranger. Et avec une chouette équipe. Naturellement, en tant qu'entrepreneur, on essaie toujours de grandir. Mais il faut aussi rester réaliste. Nous ne sommes pas aux États-Unis ou à Dubaï. La taille dépend aussi de la région où vous vous trouvez. Nous restons donc réalistes et ne nous croyons pas riches", conclut Ruben Schroyen.