Gagner de bons clients. Recruter des collaborateurs talentueux. Ou les lier encore plus fort à votre organisation. Montrer que vous êtes de retour. Ou justement que vous empruntez un tout autre chemin. Il n’y a que peu d’objectifs qu’un évènement ne permette pas de réaliser. Il est donc important de formuler au préalable clairement ce que vous voulez atteindre. Par exemple :

• Faire connaître votre nouvelle gamme de produits à votre groupe cible
• Réclamer un leadership réfléchi au sein de votre secteur
• Donner un visage humain à votre service clientèle
• Mettre l’accent sur votre profil d’entreprise engagée sur le plan social et de la famille
• Bien commencer la nouvelle année
• Remercier vos collaborateurs pour leurs efforts supplémentaires
• ...

Est-ce obligatoire de fixer des objectifs ? me demanderez-vous. Un évènement nécessite de penser à tant de choses que c’est peut-être le cadet de vos soucis. Toutefois, il est important d’y réfléchir.

Vous ne voulez absolument rien oublier, n’est-ce pas ? Lisez alors impérativement l’article « Voici comment organiser un évènement réussi. » sur le blog de Kinepolis Business.

Un évènement qui a un impact

Rien ne vous empêche d’organiser une petite fête sans raison particulière. Mais pour le même prix, vous pouvez aussi créer une sérieuse plus-value. Ne ratez pas cette occasion ! Prenez le temps de faire une liste de ce que vous voulez atteindre avec votre évènement. Car il s’agira des lignes directrices. Elles vous faciliteront la tâche pour décider, pour suivre un fil rouge tout au long de votre communication ET pour avoir un impact.

AVANT L’ÉVÈNEMENT : créez un BUZZ

Envoyer une invitation et puis voilà ? Ce n’est pas si simple. Informer ne suffit pas. Tout l’art consiste à créer un « buzz ». La curiosité s’éveille, on en parle, la tension monte. Tout le monde veut être de la partie. Comment obtenir cet effet ?

• Commencez à communiquer autour de votre évènement à temps. Idéalement, il faut envoyer un e-mail SAVE THE DATE 12 semaines à l’avance.
• Vous ne devez pas communiquer tous les détails immédiatement. Votre programme prendra forme petit à petit. Créez du suspense et impliquez vos invités.
• Créer du suspense peut parfaitement se faire via une page Facebook consacrée à votre évènement. Le blog Kinepolis Business vous donne sept conseils pour ce faire.
• Voici quelques chouettes fonctionnalités : un décompte, des vidéos pour faire découvrir les coulisses de l'évènement ou contenant des messages d’intervenants levant un coin du voile sur celui-ci, et des publications d’actualité sur votre thème.
• N’oubliez pas LinkedIn. Pour les évènements B2B, ce « Facebook professionnel » convient parfaitement, au même titre qu’Instagram.

Créez un amas de contenu

Autre conseil important : ne communiquez pas seulement sur l’évènement en lui-même, mais aussi sur son thème et son contenu. Résumez le tout en quelques concepts. Il s’agira des mots-clés pour votre contenu, vos articles de blog et vos publications sur les réseaux sociaux au cours de la période, également après l’évènement. Créez un amas de contenu. Dans votre contenu, concentrez-vous sur :

• Les problèmes identifiables que vos produits/services solutionnent ;
• Les questions fréquemment posées (sondez le service clientèle) ;
• Les problèmes actuels y étant directement liés.

De cette manière, l’évènement devient partie intégrante de votre plan de communication.

PENDANT L’ÉVÈVEMENT : faites vivre l’expérience aux autres

Pendant l’évènement aussi, les occasions de communiquer ne manquent pas. Vous serez trop occupé d’après vous ? Ce qui marche à tous les coups, c’est de faire vivre l’évènement en direct à ceux qui n’ont (hélas) pas pu venir.

• Partagez une partie de l’évènement en direct via Facebook ou YouTube.

Laissez les collaborateurs filmer avec leur smartphone en vue de l’aftermovie.

• Publiez des photos sur des stories d’Instagram et mentionnez-les dans vos highlights pour qu’elles restent visibles longtemps.
• Choisissez un chouette style et utilisez-le partout. Communiquez à propos de votre public, de l’ambiance, du cadre, du contenu, de la restauration, etc.
• Créez et communiquez un hashtag spécial pour votre évènement, par exemple #AnniversairedeJanssens ou #Hedgefund2.0
• Partagez encore le jour même un premier commentaire sur l’évènement. À chaud !
• Ne mettez pas de vieilles brochures ou magazines dans vos goodiebags, mais du contenu pertinent et à jour.

Réfléchissez au préalable à la manière de pouvoir répondre tranquillement aux invités ayant des questions Choisissez donc un lieu permettant non seulement des présentations plénières, réceptions et walking dinners, mais aussi des discussions en toute sérénité autour de stands d’infos, dans des coins-canapés, etc. Les organisateurs d’évènements de Kinepolis Business peuvent bien sûr vous fournir leur aide.

APRÈS L’ÉVÈNEMENT : exploitez-le jusqu’au bout

Vous avez réussi votre évènement ? Alors vous pouvez trinquer avec votre équipe au travail accompli.

Mais après : on s’y remet ! Créez du contenu en abondance sur votre évènement pour l’exploiter jusqu’au bout.

Un aftermovie est toujours le bienvenu. Il existe des logiciels (même gratuits) pour monter un chouette film à partir de vidéos faites sur smartphone. (Le contenu vidéo est énormément visionné sur les réseaux sociaux !) Partagez des slides de présentation et d’autres contenus de vos intervenants via les réseaux sociaux, où des citations marquantes feront aussi leur effet ! Laissez les intervenants revenir en quelques mots sur la réussite de l’évènement. Bref, les possibilités de manquent pas et elles sont bien plus nombreuses que vous ne le pensez !

Un évènement en perspective ? Rendez-vous sur https://business.kinepolis.be/a-propos-de-kinepolis.