Fonction

La fonction d’Event Coordinator chez Events Den Berg constitue une position clé au sein de MAS Events et a pour objectif la gestion complète (vente, volet opérationnel, organisation…) du hall événementiel en tant qu’unité commerciale à part.

Domaines de résultats

• Responsable de la gestion correcte et efficace des demandes de réservation
• Responsable de la centralisation des informations correctes pour la rédaction d’offres
• Responsable du maintien à jour des tarifs de tous les services
• Responsable de réalisation d’offres correctes et remises dans les délais aux clients
• Responsable de la gestion des options choisies, des réservations et du planning du site événementiel
• Responsable de l’encadrement des visites sur place, de la collecte d’infos, des discussions avec les organisateurs événementiels, des conventions “qui fait quoi ?”,
• Responsable de la création d’un scénario pour les événements (préparation et commodités)
• Responsable du suivi des initiatives marketing auprès des sous-traitants (site web, photographe, magazines événementiels, prospectus…)
• Responsable de l’encadrement de l’événement (SPOC pour les organisateurs), ainsi que du support technique
• Responsable du suivi administratif et financier
• Responsable du chronométrage de l’événement et de ses sous-traitants : le planning doit être respecté à tous les niveaux
• Responsable de l’organisation des événements (vestiaire, Silverspoon, son et lumière, nettoyage, …)

Compétences

Assurance : Prendre des décisions difficiles, oser prendre position et l’exprimer

• Indiquer rapidement quand quelque chose est possible ou non
• Se faire une idée sur base des informations disponibles
• Sur base de ces idées, prendre une décision rapidement
• Prendre les bonnes décisions en cas de conflit d’intérêts, même quand les autres ne sont pas d’accord

Focus client : Assurer une communication claire avec les clients et prendre ses responsabilités

• Entretenir une communication claire avec les clients internes/externes concernant les attentes réciproques
• Attentif à la satisfaction du client
• Fournir de manière cordiale les informations utiles aux clients internes/externes
• Prendre ses propres responsabilités pour rectifier les problèmes avec les clients internes/externes
• Rectifier rapidement les problèmes et ne pas être sur la défensive par rapport aux clients internes/externes
• Investiguer en détail les souhaits et les besoins des clients internes/externes
• Proposer spontanément des services supplémentaires

Dynamique : Communiquer son enthousiasme aux autres

• Capable de motiver les autres à fournir les prestations demandées
• Mettre les autres en phase avec les objectifs fixés grâce à son enthousiasme et son énergie

Résistance au stress : Gérer efficacement le stress

• En cas de gros problèmes, de pression au niveau du temps ou d’émotions fortes, chercher une solution pour gérer ces aspects et continuer à travailler
• Maintenir des prestations constantes sous la pression

Sociabilité : Traiter les contacts sur un pied d’égalité et nouer facilement des contacts informels

• Traiter les différents types et classes de personnes de manière respectueuse et égale
• Ne pas donner de traitement de faveur
• Être à l’aise dans un environnement social inconnu
• Établir le dialogue et nouer des contacts
• Être capable de nouer contact dans différentes circonstances et avec différentes personnes (provenant de milieux sociaux divers et avec des histoires différentes)

Communication écrite : Faire des résumés et des textes accrocheurs

• Rédiger un condensé de textes, livres, conférences dans un langage claire et un style adapté
• Rédiger des textes clairs, accrocheurs et concis, accessibles à un large public

Communication orale : Se faire comprendre par une attitude et une structure claire, facile à suivre pour les autres

• Formuler les choses dans des phrases correctes et fluides
• S’exprimer clairement
• Faire bien comprendre le message aux autres
• Tenir un discours cohérent et clair, séparant clairement les aspects principaux et secondaires
• Répondre clairement aux questions.

Flexibilité : Appliquer les règles de manière flexible et utiliser la bonne tactique

• Adapter les règles et les procédures par rapport à la situation spécifique pour que le travail soit fait ou les objectifs atteints
• Réagir efficacement aux affaires inattendues mais urgentes
• Utiliser différentes voies pour atteindre ses objectifs
• Entreprendre les actions nécessaires pour s’adapter à une situation ou une personne particulière
• Ajuster l’approche et le comportement pour pouvoir être fonctionnel
• Anticiper les points de résistance
• Dissiper les résistances en adaptant son propre comportement jusqu’à ce que l’objectif soit atteint

Planning et organisation : Anticiper dans le cadre du planning par rapport à la situation interne/externe et établir les priorités

• Établir les priorités dans un plan d’approche
• Poser des objectifs concrets, tant pour soi-même que pour les autres
• Anticiper les changements et les évolutions
• Réaliser les objectifs
• Coordonner et harmoniser les objectifs de plusieurs équipes/départements/activités

Merci d’adresser votre curriculum vitae et votre lettre de candidature à info@eventsdenberg.be

www.eventsdenberg.be