Une brève rétrospective des chiffres de l'Optima Open nous apprend que 24Seven a relevé un sacré défi en menant à bien cette organisation. 2300 m² de chapiteau, 1200 m² de terrasse et 1.800 de sièges temporaires en tribune ont été aménagés pour permettre chaque jour à 3.500 visiteurs, dont 800 VIP, d'assister dans les meilleures conditions aux neuf matches de tennis.

Concrètement, 24Seven a pris en charge le 'Public Village'. Ce chapiteau ouvert jouxté d'une belle terrasse accueillait le grand public avant et entre les matches pour un moment de détente, un petit encas ou un verre. En plus de l'agencement général, 24Seven a également veillé à une intégration parfaite des partenaires et sponsors au sein du concept global.

L''Optima Club', le club VIP mettant en vente des loges et des tables pour un ou plusieurs jours, avait également été confié à 24Seven. L'équipe expérimentée de l'agence y avait installé une structure de chapiteau ouvert agréable, avec une terrasse estivale centrale, offrant un aménagement neuf et rafraîchissant à l'ensemble. Les VIP pouvaient s'y détendre et profiter d'une réception, d'un lunch et d'un open bar avant et entre les différents matches. Le samedi soir, 24Seven a transformé en l'espace de quelques heures une partie du chapiteau en éblouissant 'blackbox' pour l'organisation d'un 'black tie event' au profit de l'œuvre caritative Jeronimo.

Par ailleurs, 24Seven a également monté les tribunes temporaires (avec 1.800 places) destinées aux VIP comme au public et s'est chargé du montage et de l'aménagement des bureaux de production, du 'Players Lounge' et des bureaux pour la presse. Grâce à l'approche judicieuse de 24Seven, tous les collaborateurs de l'événement ont pu travailler dans des conditions confortables et les joueurs ont été accueillis dans un espace convivial.
En préambule à l'événement, 24Seven s'était déjà chargé des inscriptions et de l'outil de ticketing. Grâce à ce système pratique, l'organisation peut s'enorgueillir d'une circulation et d'un check-in fluide de tous les invités.

Pendant l'événement même, l'équipe de 24Seven a assuré la coordination parfaite de tous les fournisseurs et de tout le personnel sur place. Un superbe exemple de travail d'équipe avec plusieurs fournisseurs.

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