La dernière édition des BEA Awards a impliqué plus de 50 partenaires. Pour l'organisation structurelle de l'événement, l'agence meetmarcel a fait appel à une équipe de fournisseurs avec lesquels elle travaille régulièrement. Un mois plus tard, nous avons réuni ce groupe autour de la table pour une rétrospective : Matthias Crombez de CT Group, Didier Serweytens de Vrije Ruimte, Lowie Lesage de John&Jane, Tanguy Maes de meetmarcel, Dimitri Beyaert de DB Video, Ludo Vanstreels de Trimex et Sarah Cornand du BMCC.

Public critique

En décembre dernier, c'était au tour de meetmarcel d'être l'agence organisatrice d'une soirée BEA inoubliable.

Tanguy Maes (meetmarcel) : « Nous avons choisi de faire les choses différemment et de changer le concept : le cadre, le déroulement de la journée et de la soirée... Nos partenaires étaient tout à fait d'accord. Et il le fallait. Car si tout le monde ne met pas la main à la pâte, il n'y a tout simplement pas de BEA ».

Ludo Vanstreels (Trimex) : « J'ai aimé le concept. Franchement, c’est un sacré boulot, avec beaucoup d'éléments de dernière minute, comme le contenu qui nous est parvenu une demi-heure à l'avance. Un tel projet ne peut réussir que si l'on travaille avec de très bonnes personnes, positives et qui se donnent à fond. »

Matthias Crombez (CT Group) : « Pour moi, ce fut une expérience intéressante car je ne travaille pas souvent en Belgique. Nous avons fait la connaissance de Ludo et c'est ainsi que nous sommes entrés sur le marché belge. C'était donc très intéressant de participer à cet événement. »

Didier Serweytens (Free Space) : « Ce n'était pas la première fois que nous participions aux BEA Awards. Mais c'est toujours agréable de pouvoir travailler avec autant de partenaires pour obtenir un résultat positif. »

Lowie Lesage (John&Jane) : « Les attentes à l'égard des BEA sont élevées et, face à un concept ambitieux, tous ces partenaires ont mis l'épaule à la roue pour obtenir un excellent résultat. »

Dimitri Beyaert (DB Video) : « Une difficulté supplémentaire réside dans le fait que la BEA est un événement pour le secteur événementiel. Le public y est très critique et vous oblige à être présent plus que jamais.

Sarah Cornand (BMCC) : « J'ai tout de suite remarqué le nombre de personnes qui regardaient constamment en l'air. Dans d'autres événements, les gens regardent surtout le spectacle, mais ici, ils voulaient aussi savoir comment tout se passait. Pour nous, les BEA ont été une excellente occasion de présenter le BMCC aux agences événementielles. Nous organisons principalement des congrès, des symposiums et des réunions d'entreprise, mais il s'agit toujours d'un marché différent, avec un peu moins d'équipements que les BEA. Les agences événementielles ont tendance à sortir des sentiers battus plus rapidement. Et c'est ce qui s'est passé ici aussi. J'ai donc été époustouflé par le concept. Et l'exécution a été absolument époustouflante. Ces partenaires ont vraiment fait briller notre site ».

Solide équipe

L'équipe que meetmarcel avait constituée n'était donc pas la première venue. Ces dernières années, les fournisseurs autour de notre table avaient déjà collaboré régulièrement.

Dimitri Beyaert : « L'équipe qui se réunit ici aujourd'hui est une équipe avec laquelle nous travaillons souvent. Nous pouvons énormément compter les uns sur les autres. Nous avons pu le démontrer lors des BEA Awards. Tant avant que pendant l'événement lui-même. »

Tanguy Maes : « Ce qui est bien, c'est que la communication ne va pas toujours dans une seule direction. Il s'agit d'une véritable interaction, avec un seul objectif : rendre le projet final aussi impressionnant que possible. On sent que tout le monde est sur la même longueur d'onde et on a besoin de moins de mots pour se comprendre. »

Ludo Vanstreels : « J'ai été heureux que cette composition soit à nouveau choisie. Avec cette équipe, le puzzle s'emboîte très bien. Je ne sais pas si nous aurions pu faire autrement dans le temps imparti. »

Dimitri Beyaert : « Quand l'un dit a, l'autre pense immédiatement b, c et d. À une époque où le timing est de plus en plus serré, c'est un atout considérable. La confiance mutuelle est élevée, et nos techniciens s'appellent parfois directement les uns les autres. C'est ainsi que l'on gagne du temps.

Lowie Lesage : « Pour les questions techniques, une consultation préalable est très pratique. Cela nous permet de coordonner beaucoup de choses et de travailler plus efficacement. Tant au niveau de la préparation que de la mise en place effective. »

Ouverture d’esprit

Il est frappant de constater que tous les fournisseurs présents à la table sont prêts à regarder au-delà de leur propre « îlot ».

Dimitri Beyaert : « Un événement est souvent un one shot. Parce qu'il n'y a qu'une seule chance de bien faire les choses. Alors si vous n'avez pas une équipe cohérente, ça ne marche pas ». 

Matthias Crombez : « Il ne faut surtout pas penser dans des cases. Dans les productions, on constate souvent que les opérateurs se cantonnent à leur job. C'est ainsi que l'on travaille les uns contre les autres. Ce n'est pas du tout le cas avec ce groupe. »

Ludo Vanstreels : « Les vrais partenaires aident à trouver des solutions pour les autres parties. On ne peut pas se contenter de dire : ‘ce n'est pas mon problème’. » 

Lowie Lesage : « L'équipe ici présente a un objectif commun. Et cet objectif n'est pas ‘je veux que ma partie aille bien’, mais plutôt ‘je veux que l'ensemble de l'événement aille bien’. Si vous ne discutez pas entre vous, vous créez des problèmes.

Apport créatif

Au cours de ce projet, il est apparu une fois de plus que les fournisseurs d'événements ont plus à offrir qu'un rôle purement exécutif.

Dimitri Beyaert : « À nos débuts, DB Video était une société purement exécutive, spécialisée dans les installations. On nous appelait pour faire une capture vidéo, mais pour le reste, nous ne savions pas grand-chose de l'événement. Aujourd'hui, nous sommes beaucoup plus étroitement impliqués par le client : « Voilà l'idée, voilà ce que nous voulons faire, comment pouvons-nous l'améliorer ? Nous sommes tous très forts dans l'aspect technico-créatif. Nous sommes tous très forts dans l'aspect technique et créatif, ce qui nous permet de mieux faire ressortir l'aspect artistique et créatif. »

Ludo Vanstreels : « Cette créativité ne doit pas toujours être visible. Parfois, il s'agit aussi de trouver des solutions dans les coulisses. Chacun est créatif d'une manière différente. »

Tanguy Maes : « Nous aimons impliquer nos partenaires très tôt dans la phase de conception. Ils nous aident à traduire notre idée en quelque chose de tangible pour le client. En outre, cette méthode de travail permet également d'identifier très rapidement certains problèmes. Les personnes disposant d'une expertise technique sont donc très précieuses pour l'élaboration d'une proposition. »

Matthias Crombez : « Il peut y avoir beaucoup d'idées sur la table, mais il faut bien sûr qu'elles soient techniquement réalisables. Quels sont les produits disponibles ? Quel est le poids ? Peut-on l'accrocher ? Ce sont tous des facteurs importants. »

Sarah Cornand : « Dans ce groupe, j'ai vraiment vu la créativité et l'expérience technique s'unir. Cette combinaison donne quelque chose de spécial. « 

Investir dans la qualité

Les fournisseurs présents à notre table sont tous des partenaires premium, qui placent la barre très haut.

Ludo Vanstreels : « C'est précisément le défi. Dans le cadre et les budgets qui nous sont impartis, nous essayons toujours de faire mieux : avec de nouvelles idées, de nouvelles technologies, de nouvelles insertions créatives. »

Tanguy Maes : « Le client est souvent prêt à payer un peu plus que ce qu'il avait prévu s'il s'agit d'une idée créative de premier ordre qui lui permet d'atteindre son objectif. C'est pourquoi il faut aussi apprendre à comprendre le client et essayer de comprendre son cadre de vie. De cette façon, vous pouvez créer une proposition qui leur convient. Parfois, il faut oser se lancer dans une idée audacieuse. « 

Ludo Vanstreels : « C'est aussi une question d'investissement. Un écran LED n'est pas l'autre. Après les BEA, j'ai reçu beaucoup de réactions sur la bonne qualité des écrans LED. C'est parce que nous avons pris la décision de le faire en toute connaissance de cause. Cela aussi, c'est mettre la barre plus haut. »

Lowie Lesage : « Mais relever la barre n'est pas toujours le dernier cri. Parfois, les budgets ne le permettent pas. Nous essayons alors d'exceller d'une autre manière : dans la finition, dans l'efficacité. C'est ainsi que l'on continue à se remettre en question. Année après année, je me dis que cela ne peut pas être plus fou. Mais année après année, je me trompe. C'est ce qui fait que c'est amusant.”

Tanguy Maes : « Le fait d'être perçu comme un partenaire de premier plan suscite naturellement un certain nombre d'attentes. Il faut y répondre en permanence. Je pense que tout le monde ici place la barre si haut que cela semble naturel. Cependant, toute la préparation, toutes les compétences nécessaires pour mener à bien ce projet ne sont pas si évidentes. C'est aussi une question de volonté d'aboutir. Il y a parfois des partenaires qui disent déjà : « Oh là là, je ne sais pas par où commencer ». Vous savez alors qu'ils ne sont pas les mieux placés pour cette tâche. Les partenaires présents à la table diront : « Nous ne savons pas encore comment nous allons faire, mais nous allons trouver une solution ».

Constitution d’une équipe solide

L'équipe est un facteur crucial pour le maintien de la qualité.

Dimitri Beyaert : « Le plus important dans une entreprise, ce sont les gens qui y travaillent. Des personnes qui communiquent et comprennent les choses directement. C'est particulièrement important pour les événements.

Didier Serweytens : « Nous investissons constamment dans notre personnel. Surtout dans les connaissances matérielles. Tout innove et change très vite. C'est pourquoi nous assurons en permanence la formation continue de tous nos collaborateurs. Nous le faisons en partie en interne, pour rafraîchir les opérations, les techniques et les matériaux. Mais aussi en externe. Nous sommes également ouverts aux suggestions. Si un cours de formation est intéressant pour notre profession, nous voulons donner cette opportunité à nos employés ».

Lowie Lesage : « Ces dernières années, nous avons eu un afflux important de jeunes, de nouvelles personnes, que nous aimons voir évoluer dans notre profession. Il est rare que l'on sorte de l'école et que l'on s'installe immédiatement à la table de mixage. Chaque technicien en herbe suit à peu près le même processus et reçoit la formation nécessaire. Qu'ils préfèrent l'audio, la vidéo ou la production générale, ils ont la possibilité de poursuivre dans cette voie. »

Matthias Crombez : « La gestion de LED ne s'apprend pas à l'école mais en formation interne. Il faut avant tout trouver des personnes intéressées. Il faut surtout qu'elles aient la bonne volonté de s'y mettre ».

Tanguy Maes : « Chez nous, les sélections sont également basées sur le dynamisme et la motivation. D'autant plus que vous savez que c'est un travail difficile et que vous avez besoin de cette motivation pour continuer. Toutes les connaissances ne sont peut-être pas encore présentes chez nos juniors, mais l'envie d'apprendre est là. »

Dimitri Beyaert : « Au fil des ans, nous avons créé une structure dans laquelle chacun peut se développer. Si vous donnez aux gens la possibilité de partir de zéro et d'évoluer jusqu'au poste de directeur, vous leur donnez une perspective d'évolution, ce qui les rend moins susceptibles de partir. Je pense également qu'il est important de rallier les gens à une certaine vision, à ce que nous voulons projeter en tant qu'entreprise. C'est une autre façon de garder les bons éléments à bord ».