1. Choisissez les bonnes personnes

Point important. Sélectionnez un échantillon hétérogène et représentatif. Naturellement, ces personnes doivent toutes être volontaires pour la mission et motivées.

Le nombre idéal tourne autour de 5 personnes. Belbin a fait une étude sur le rôle que remplit chacun au sein d’un tel groupe.

2. D’abord les objectifs, les objectifs, les objectifs et puis le reste

Avant même de commencer le brainstorming : réfléchissez d’abord au contexte et aux objectifs.

Contexte : l’ensemble de situations au sein duquel se trouve actuellement l’entreprise. Tenez également compte de la vision et de la mission de l’entreprise.

Objectifs : quel but poursuivez-vous avec cet événement ? Récompense ? Fun ? Découverte ? Motivation ? Information ? Il y a une multitude de possibilités.

Ensuite, listez les paramètres pratiques : date, timing, budget disponible, ville ou région, nombre de participants, avec ou sans les conjoints, discours à faire, etc.

Gardez toujours vos objectifs à l’esprit !

Pour terminer, faites une liste de ce qui a été fait les années précédentes, ce qui a marché ou pas du tout et pourquoi.

C’est fait ? Vous avez maintenant un cadre dans lequel conduire votre brainstorming.

3. Est-il encore indispensable d’avoir un thème ?

Avoir un thème (“les Caraïbes”, “le rose”, “les chapeaux”, etc.), cela peut être chouette mais veillez à ne pas mettre sur pied une fête où vous vous amusez comme des fous mais où vos collèges sont tous partis, morts d’ennui, au café du coin entre l’entrée et le plat principal.

Ne négligez pas non plus les conséquences en matière de logistique et de budget, qui peuvent être assez lourdes.

En cas de doute, revenez au contexte et aux objectifs !

4.Ne vous laissez pas surprendre par les délais de préparation

Eh oui, préparer une fête exige beaucoup de travail. Chercher des fournisseurs, comparer, relire les contrats, faire les briefings, structurer les scénarios, rassembler le matériel, …

Faites un planning clair reprenant les tâches et choses à faire, accessible à tous dans le cloud. Les ‘zones floues’ sont la porte ouverte aux erreurs.

5. La confiance, c’est bien, les vérifications, c’est mieux

Lorsque tout est finalement prêt, il faut encore assurer le suivi sur place. Vous pouvez partir du principe qu’il y a toujours quelque chose qui ne se passe pas comme prévu.

Le mieux est de répartir les tâches entre les personnes du comité des fêtes : une personne est responsable du catering, une autre de l’accueil, une autre encore de tous les artistes… Désignez aussi un coordinateur général, qui assure une communication fluide et claire.

Soyez sur place quelques heures à l’avance pour repasser tout en revue et tout contrôler. S’il y a des choses à monter, veillez à avoir des bénévoles en suffisance. Pour le démontage en fin de soirée, rappelez-vous que les gens sobres travaillent plus vite et de manière plus sécurisée. Le comité des fêtes est presque toujours le FILO (First In, Last Out).

Amusez-vous bien.

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