Pour cette rubrique, nous donnerons chaque fois la parole à un fournisseur événementiel, qui abordera certaines situations dans son domaine. Pour donner le coup d’envoi, voici une série de conseils du fournisseur audiovisuel John&Jane.

Regarder uniquement au prix: DON’T

Un devis, c’est plus qu’uniquement un prix

Lisez attentivement votre devis et comparez ce qui est comparable. Un partenaire réfléchira avec vous et anticipera vos demandes. Un autre ne le fera pas et vous fournira uniquement ce que vous lui demanderez.

Comparez donc toujours deux partenaires sur la base de leurs services, produits et service après-vente. On ne peut tout de même pas comparer le prix d'une chaise en velours à celui d'une chaise en plastique.

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Établir un planning clair pour les fournisseurs: DO

Grâce à un bon planning, les partenaires ne se marcheront pas sur les pieds

Les événements impliquent de nombreux métiers, avec différents partenaires à la barre. Établissez un planning des fournisseurs avec ces partenaires. Il s’agit d’un travail minutieux et détaillé: où sera installé l’éclairage, quelle décoration est prévue, etc.

Dans ce planning, il faudra également indiquer à quel moment quel fournisseur viendra décharger son matériel sur le site. Vous éviterez ainsi que tous les partenaires affluent en même temps. Prévoyez un endroit pour le matériel qui devra être monté plus tard, afin de ne pas gêner les autres fournisseurs.

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Perdre de vue les possibilités logistiques: DON’T

Tenez toujours compte des aspects pratiques

Lors de la réservation d'un lieu événementiel, tenez compte des facteurs logistiques. Y a-t-il suffisamment de places de parking? Le lieu est-il accessible aux camions? En cas de réponse négative à ces questions, tenez compte d'un supplément pour le chargement et déchargement. Rappelez-vous: s’il est toujours possible d’apporter une solution au niveau esthétique, ce ne sera généralement pas le cas au niveau pratique.

Vous trouverez un aperçu des questions que vous pouvez poser en tant qu’event manager dans le mini-guide de John&Jane.

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Accrocher tout et n'importe quoi: DON’T

Choisissez des partenaires fiables proposant du matériel agréé

Dès que vous voulez accrocher quelque chose, il faut se demander si cela pourra se faire en toute sécurité. C'est pourquoi il sera très important d'impliquer votre partenaire audiovisuel et de lui demander les attestations d’agrément de son matériel de levage. Le rigging impliquera notamment d’accrocher des objets (lourds) au-dessus des gens. Pour faire cela en toute sécurité, le matériel devra avoir été certifié par un organisme agréé et vous travaillerez avec un partenaire connaissant les forces concernées, la sécurité et la législation. Si vous ne le faites pas, il y aura des risques que le matériel tombe, ce qui pourrait entraîner de graves conséquences.

Pour le rigging des structures, votre partenaire audiovisuel devra connaître la portance du toit. Les points de levage sont-ils fixes, quelle est la charge totale et quelle est la hauteur libre? Le lieu événementiel vous en informera et vos partenaires événementiels vous aideront à faire les bons choix. À côté de cela, tenez aussi compte de l'espace libre pour le hissage: celui-ci sera-t-il suffisant pour réaliser votre concept?

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Prendre soin de votre contenu: DO

Commencez à préparer vos vidéos et présentations à temps

Dernier point, mais non des moindres: votre événement aura besoin de contenu. Surtout si vous voulez montrer quelque chose sur un écran. Gardez à l'esprit que vos vidéos, jingles, bumpers et autres présentations PowerPoint devront:

• être adaptés à votre écran;
• être en phase avec votre concept.

Il conviendra d’élaborer ce contenu bien à l'avance en concertation avec le partenaire technique, afin que tout s'insère correctement sur les écrans. Dans le cadre d'une présentation, un bon partenaire technique contrôlera aussi les points suivants:

• le chargement des polices;
• les fautes (d'orthographe) évidentes;
• le fonctionnement de toutes les transitions.

Donnez donc à vos conférenciers un deadline clair pour fournir leurs présentations. Bye-bye les présentations PowerPoint de dernière minute.